Contenido
1. OBJETIVO Y ALCANCE
2. RESPONSABILIDAD
3. AUTORIDAD
4. CONTENIDO
4.1 ¿Quiénes somos?
4.2 Aceptación de esta Política de Privacidad y Finalidades del Tratamiento de la información.
4.3 Campo de aplicación.
4.4 Información y datos personales que tratamos
4.5 Vigencia del Tratamiento de la información y datos personales
4.6 Veracidad de la Información
4.7 Información de niños, niñas y adolescentes menores de edad.
4.8 Uso de Cookies
4.9 Protección, seguridad y confidencialidad de la información y datos personales
4.10 Derechos que le asisten al Titular de la información
4.11 Procedimientos para el ejercicio de los derechos de los Candidatos, Aspirantes, Colaboradores y/o Terceros vinculados.
4.12 Modificaciones a la Política de Privacidad
4.13 Vigencia del Tratamiento de la información y datos personales
4.14 Reserva de la historia clínica ocupacional
4.15 Línea ética
5. ANEXOS
5.1 Anexo Colombia
5.2 Anexo México
5.3 Anexo Unión Europea
5.4 Anexo Perú
5.5 Anexo Canadá
5.6 Anexo Los Estados Unidos
1. OBJETIVO Y ALCANCE
Reconocemos la importancia de la seguridad, privacidad y confidencialidad de la información personal que los Titulares de la información suministran a nuestras Compañías a través de los diversos canales habilitados (incluyendo sitios web, aplicaciones, documentos físicos), y estamos comprometidas con la protección y Tratamiento adecuado de los mismos, conforme al régimen legal de protección de datos personales aplicable a cada territorio donde operemos.
Comunicar a los Titulares de la información personal, el tipo de datos, las finalidades del Tratamiento, la protección y los derechos que le asisten como Titular de la información y los procedimientos para ejercerlos.
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2. RESPONSABILIDAD
Responsable del tratamiento: Aerovías del Continente Americano S.A. Avianca
Nº registro:890.100.577-6 NIT
Dirección postal: Calle 26#59-15 (Colombia)
Teléfono: 5877700
E-mail: habeasdata@avianca.com.
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3. AUTORIDAD
Dirección de Riesgos, Seguridad y Cumplimiento de la Información.
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4. CONTENIDO
4.1 ¿QUIÉNES SOMOS?
4.1.1 Las Compañías:
Aerovías del Continente Americano S.A. Avianca sociedad comercial incorporada en la República de Colombia quien actúa en calidad de empleador, directamente o a través de sus sucursales legalmente constituidas en los territorios de Argentina, Aruba, Colombia, Brasil, Curazao, España, Londres, Panamá y Venezuela.
Tampa Cargo S.A.S., sociedad comercial incorporada en la República de Colombia quien actúa en calidad de empleador, directamente o a través de sus sucursales legalmente constituidas en los territorios de Colombia y Estados Unidos.
Taca International Airlines S.A., sociedad comercial incorporada en la República de El Salvador quien actúa en calidad de empleador, directamente o a través de sus sucursales legalmente constituidas en los territorios de El Salvador y Guatemala.
Trans American Airlines S.A., sociedad comercial incorporada en la Republica de Perú quien actúa en calidad de empleador, directamente o a través de sus sucursales legalmente constituidas en los territorios de Argentina, Bolivia, Brasil, Guatemala, Paraguay, Perú.
Avianca Ecuador S.A., sociedad comercial incorporada en la República de Ecuador quien actúa en calidad de empleador en el territorio de Ecuador.
Líneas Aéreas Costarricenses S.A. Lacsa, sociedad comercial incorporada en la República de Costa Rica, quien actúa en calidad de empleador, directamente o a través de sus sucursales legalmente constituidas en los territorios de Costa Rica, Cuba, República Dominicana y Venezuela.
Aviateca S.A., sociedad comercial incorporada en la República de Guatemala de Guatemala, quien actúa en calidad de empleador en el territorio de Guatemala.
Aviaservicios S.A. sociedad comercial incorporada en la República de Guatemala de Guatemala, quien actúa en calidad de empleador en el territorio de Guatemala.
Pitasa S.A. sociedad comercial incorporada en la República de Guatemala de Guatemala, quien actúa en calidad de empleador directamente en el territorio de Guatemala.
American Central Corporation sociedad comercial incorporada en los Estados Unidos de América quien actúa en calidad de empleador, directamente o a través de sus sucursales legalmente constituidas en los territorios de Estados Unidos, Canadá y Puerto Rico.
Grupo Taca de Chile S.A. sociedad comercial incorporada en la República de Chile, quien actúa en calidad de empleador en el territorio de Chile.
Isleña de Inversiones, S.A. de C.V., sociedad comercial incorporada en la Republica de Honduras quien actúa en calidad de empleador en el territorio de Honduras.
Servicio Terrestre, Aéreo y Rampa S.A. sociedad comercial incorporada en la República de Costa Rica, quien actúa en calidad de empleador en el territorio de Costa Rica.
Servicios Aéreos Nacionales S.A. sociedad comercial incorporada en la República de Costa Rica, quien actúa en calidad de empleador en el territorio de Costa Rica.
Servicios Aeronáuticos PilotCrew-CR S.A.. sociedad comercial incorporada en la República de Costa Rica, quien actúa en calidad de empleador en el territorio de Costa Rica.
Servicios Misceláneos Australes S.A. sociedad comercial incorporada en la República de Costa Rica, quien actúa en calidad de empleador en el territorio de Costa Rica.
Tripulantes de Taca S.A. sociedad comercial incorporada en la República de Costa Rica, quien actúa en calidad de empleador en el territorio de Costa Rica.
Vu-Marsat S.A. sociedad comercial incorporada en la República de Costa Rica, quien actúa en calidad de empleador en el territorio de Costa Rica.
Taca de Costa Rica S.A. sociedad comercial incorporada en la República de Costa Rica, quien actúa en calidad de empleador en el territorio de Costa Rica.
Pilotos de Taca S.A. de C.V. sociedad comercial incorporada en la República de El Salvador quien actúa en calidad de empleador en el territorio de El Salvador.
Technical and Training Services, S.A. de C.V. sociedad comercial incorporada en la República de El Salvador quien actúa en calidad de empleador en el territorio de El Salvador.
Avianca Inc. sociedad comercial incorporada en los Estados Unidos de América quien actúa en calidad de empleador en el territorio de Estados Unidos.
Taca de Honduras S.A. de C.V. sociedad comercial incorporada en la Republica de Honduras, quien actúa en calidad de empleador en el territorio de Honduras.
Grupo Taca Panamá S.A. sociedad comercial incorporada en la República de Panamá, quien actúa en calidad de empleador en el territorio de Panamá.
Nicaragüense de Aviación S.A., sociedad comercial incorporada en la Republica de Nicaragua, quien actúa en calidad de empleador en el territorio de Nicaragua.
Taca de México S.A., sociedad comercial incorporada en Los Estados Unidos de México, quien actúa en calidad de empleador en el territorio de México.
C.R. Int'l Enterprises, Inc. sociedad comercial incorporada en los Estados Unidos de América quien actúa en calidad de empleador en el territorio de Estados Unidos.
Todas denominadas en adelante individual y colectivamente como las Compañías, quienes para efectos de la prestación y comercialización de los servicios de transporte aéreo de pasajeros y productos y servicios conexos tales como paquetes turísticos, servicios de transporte aéreo y/o terrestre de carga, servicios de mensajería expresa y servicios de courier, servicios aeroportuarios, servicios de entrenamiento y capacitación, programas de lealtad, podemos actuar bajo las marcas comerciales AVIANCA, AVIANCA ECUADOR S.A., AVIATECA, LACSA, TACA, AVIANCA CARGO, AVIANCA SERVICES, AVIANCA TOURS, DEPRISA, PREFERENCIA "Programa para viajes empresariales", AVIANCA EXPERIENCE AIRPASS, AVIANCA STORE, o solo bajo la marca comercial AVIANCA, todas respectivamente y como corresponda Responsables y/o Encargadas del Tratamiento de la información y los datos personales.
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4.2 Aceptación de esta Política de Privacidad y Finalidades del Tratamiento de la información.
Para efectos de esta Política, se entiende por “Tratamiento” cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión de los mismos.
La aceptación de esta Política de Privacidad y del Tratamiento de los datos personales conforme a los términos de la misma, ocurre cuando el Candidato y/o Aspirante, Colaborador Vinculado mediante contrato de trabajo, Tercero Vinculado, Colaborador Pensionado y/o Jubilado, proporciona sus datos personales a través de cualquier canal o medio establecido por Las Compañías, para la correcta ejecución de los diferentes procesos y procedimientos de Talento Humano.
Conforme se define en este documento, el colaborador vinculado mediante contrato de trabajo y/o los terceros vinculados, que suministren datos personales propios y/o datos personales de Titulares pertenecientes a su grupo familiar y/o de sus beneficiarios, conoce y acepta que las Compañías realizan Tratamiento de información personal, para las finalidades previstas en esta Política, garantizando la transparencia y cumplimiento de las regulaciones actuales y de las políticas internas de la Organización, cuando el Colaborador vinculado mediante contrato de trabajo y/o los terceros vinculados actúen mediante representación o estipulación en favor de otro o por otro, se entiende que lo hacen bajo el principio de buena fe.
Al aceptar esta Política de Privacidad, y al momento de firmar la autorización en la firma del contrato, cada uno de los Titulares de la información (incluyendo los del grupo familiar y/o beneficiarios del Colaborador vinculado mediante contrato de trabajo y/o los terceros vinculados), autorizan que las Compañías realicen el Tratamiento de su información personal de forma parcial o total, incluyendo su recolección, almacenamiento, uso, circulación, grabación, procesamiento, transmisión y/o transferencia nacional e internacional, y únicamente para las finalidades aquí descritas:
4.2.1 Gestión de los Procesos relacionados con Talento Humano dentro de las Compañías.
- Tratar la información personal para el adecuado manejo de todos los procesos relacionados con Talento Humano dentro de las Compañías, así como para el envío de información relacionada con dichos procesos, tales como: Promover los procedimientos de verificación y evaluación de los aspirantes en los procesos de selección de las Compañías, control y seguimiento del proceso de contratación, soporte y ejecución de los beneficios colectivos derivados de un contrato de trabajo, tales como, pero sin estar limitados a: la inscripción del colaborador y sus beneficiarios en el sistema AVIAJAR para la emisión de tiquetes beneficio, desprendibles de nómina o boletos de pago, afiliación y pago de las cotizaciones al sistema integral de seguridad social, inscripción y/o actualización de beneficiarios ante el sistema integral de seguridad social, pago de la nómina, cursos de capacitación y formación, atención de actividades de bienestar, gestionar el sistema de seguridad y salud en el trabajo en el ejercicio de las diferentes actividades laborales y/o cualquier otro tipo de información relacionada directa e indirectamente el cumplimiento de las obligaciones derivadas de contrato de trabajo, contrato civil o comercial y con la administración del Talento Humano.
- Suministrar la información personal a las autoridades de control y vigilancia, administrativas, de policía y judiciales, nacionales e internacionales, en virtud de un requerimiento legal o reglamentario, en defensa de los derechos y/o de la propiedad de las Compañías, de sus clientes, usuarios o de sus sitios web para la detección o prevención de fraude, lavado de activos, financiación del terrorismo, prevención de conflicto de intereses, detección de personas expuestas pública o políticamente (PEPs), para la prevención, detección, aprehensión o persecución de actos criminales o cuando Las Compañías de buena fe consideremos que la entrega de la información y datos personales es en el mejor interés para preservar la seguridad interna y/o externa.
- Permitir el acceso a la información y datos personales a los auditores o terceros contratados para llevar a cabo procesos de auditoría interna o externa propios de la actividad comercial que desarrollamos.
- Consultar y actualizar la información y los datos personales, en cualquier tiempo, con el fin de mantener la veracidad de la información.
- Contratar con terceros el almacenamiento y/o procesamiento de la información y datos personales para la correcta ejecución de los procesos y procedimiento propios de Talento Humano, bajo los estándares de seguridad y confidencialidad a los cuales estamos obligados.
- Transmitir los datos personales a países distintos de aquellos donde se recolecta la información, para lo cual las Compañías procuraran la protección de dichos datos conforme a los estándares legales de seguridad y confidencialidad establecidos en este documento.
- Transferir su información y sus datos personales en caso de cambio de control de una o más de Las Compañías o de alguna de las unidades de negocio a través de fusión, adquisición, quiebra, escisión, o creación, a la nueva entidad en control de Las Compañías o de la unidad de negocio. Si como consecuencia del cambio de control, hay cambio en el Responsable del Tratamiento de la información y datos personales, dicha situación será informada a los Titulares de la información y de los datos personales, para que ejerzan los derechos de conformidad con la ley aplicable. Las condiciones bajo las cuales los Titulares podrán ejercer sus derechos serán indicadas al momento de informar el cambio de control.
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4.3 Campo de aplicación.
La presente Política de Privacidad de Datos Personales, así como las finalidades antes descritas, aplican para los Titulares de la información que actúen bajo alguna de las calidades que a continuación se describen.
4.3.1 Candidatos y/o aspirantes a ocupar una vacante, plaza o cargo en las Compañías (en adelante “candidato”)
Se entiende por candidato, aquella persona natural que manifieste a través de cualquier medio dispuesto por las Compañías, su interés de participar en los procesos de atracción del Talento Humano. Al aceptar esta Política de Privacidad, cada uno de los candidatos, actuando en calidad de Titular de la información, autoriza que las Compañías realicen el Tratamiento de los mismos, de forma parcial o total, incluyendo la recolección, almacenamiento, grabación, uso, circulación, procesamiento, supresión, transmisión y/o transferencia a terceros en los términos de la presente Política de Privacidad, para las finalidades descritas en el numeral 6.1 y especialmente para:
- El envío de correos electrónicos, información relacionada con procesos de selección, administración de las vacantes disponibles en las Compañías, procesos de contratación y/o cualquier otro tipo de información relacionada directa e indirectamente con el cumplimiento de las obligaciones derivadas de contrato de trabajo, civil o comercial con la administración del Talento Humano.
- Procesos de verificación y consulta de la veracidad de la información, referencias personales y/o laborales, antecedentes disciplinarios y/o judiciales o aquellos relacionados con listas restrictivas de riesgos, prevención de lavado de activos, corrupción y financiación del terrorismo.
- Consultar y actualizar la información y los datos personales, en cualquier tiempo.
4.3.2 Colaborador vinculado mediante contrato de trabajo.
El Colaborador vinculado mediante Contrato de Trabajo, es la persona que está vinculada a través de un contrato laboral con cualquiera de Las Compañías (en adelante “Colaborador vinculado mediante Contrato de Trabajo”). Al aceptar esta Política de Privacidad, el Colaborador vinculado mediante Contrato de Trabajo, actuando en calidad de Titular de la información de los datos personales recolectados, autoriza expresamente que Las Compañías realicen el Tratamiento de los mismos, de forma parcial o total, incluyendo la recolección, almacenamiento, grabación, uso, circulación, procesamiento, supresión, transmisión y/o transferencia a terceros países en los términos de la presente Política de Privacidad, para las finalidades descritas en el numeral 6.1 y especialmente para:
- Enviar información relacionada con los procesos y procedimientos propios de Talento Humano, tales como: desprendibles de nómina o boletos de pago, beneficios colectivos derivados de un contrato de trabajo, solicitud de información relevante para la Compañía, certificados de retención en la fuente, solicitud de actualización de datos, información de interés, solicitud de documentos, programación de turnos de trabajo, circulares, políticas, manuales, cursos de capacitación y formación, reservas y pre-reservas en uso de los tiquetes beneficio, convenios corporativos, confirmación de baucher para el uso del transporte y/o cualquier otro tipo de información relacionada directa e indirectamente el cumplimiento de las obligaciones derivadas de la existencia de un contrato de trabajo.
- Verificar la veracidad de la información suministrada, consultar referencias personales y/o laborales, así como consultar en los portales oficiales los antecedentes disciplinarios y/o judiciales.
- Consultar y actualizar la información y los datos personales, en cualquier tiempo, con el fin de mantener actualizada dicha información.
4.3.3 Terceros vinculados.
Son terceros vinculados las personas naturales, distintas de los colaboradores vinculados mediante contrato de trabajo, que presten sus servicios o apoyen la ejecución de algunos procesos en Las Compañías, incluyendo los miembros de las Juntas Directivas de Las Compañías, o se encuentren al servicio de algún contratista o proveedor de bienes y servicios, bien sea persona natural o jurídica, que tiene celebrado un contrato civil o comercial con Las Compañías, y que en razón de cualquiera de estos contratos cumple tareas o funciones de apoyo operativo, técnico, administrativo o comercial, (en adelante “Tercero vinculado”).
Al aceptar esta Política de Privacidad, el Tercero Vinculado, actuando en calidad de Titular de la información, autoriza expresamente que las Compañías realicen el Tratamiento de los mismos, de forma parcial o total, incluyendo la recolección, almacenamiento, grabación, uso, circulación, procesamiento, supresión, transmisión y/o transferencia a terceros en los términos de la presente Política de Privacidad, para las finalidades descritas en el numeral 6.1 y especialmente para:
- Enviar información relacionada con los procesos y procedimientos propios de Talento Humano, tales como: confirmación de reservas y pre-reservas generadas a través de los sistemas de la Organización, convenios corporativos y/o cualquier otro tipo de información relacionada directa e indirectamente con el cumplimiento de las obligaciones derivadas de la existencia de un contrato civil o comercial con las Compañías.
- Consultar y actualizar la información y los datos personales, en cualquier tiempo, con el fin de mantener actualizada dicha información.
4.3.4 Grupo familiar y/o beneficiario.
Se entiende por Grupo Familiar, todas aquellas personas naturales que tienen un vínculo de consanguinidad y/o civil con cualquier Colaborador vinculado mediante Contrato de Trabajo o tercero vinculado, que disfrute de los beneficios otorgados de manera directa por las Compañías. Es beneficiario, aquella persona natural que sea registrada en los sistemas de administración de Talento Humano por un colaborador vinculado mediante contrato de trabajo o por un tercero vinculado, para el otorgamiento de los beneficios entregados de manera directa por Las Compañías (en adelante “Grupo familiar y/o beneficiario”).
4.3.5 Colaborador retirado.
Es aquella persona natural que tuvo un vínculo laboral generado por un contrato de trabajo con alguna de Las Compañías y que término por cualquiera de las causas legales establecidas (en adelante “Colaborador retirado”)
Al aceptar esta Política de Privacidad, el Colaborador Retirado, actuando en calidad de Titular de la información, autoriza expresamente que las Compañías realicen el Tratamiento de los mismos, de forma parcial o total, incluyendo la recolección, almacenamiento, grabación, uso, circulación, procesamiento, supresión, transmisión y/o transferencia a terceros en los términos de la presente Política de Privacidad, para las finalidades descritas en el numeral 6.1 y especialmente para:
- Envió correos electrónicos, información relacionada con los procesos y procedimientos propios de Talento Humano y que puedan surgir después de la terminación del contrato de trabajo, tales como: confirmación de reservas y pre-reservas generadas a través de los sistemas, convenios corporativos y/o cualquier otro tipo de información relacionada directa e indirectamente con el cumplimiento de obligaciones que se puedan derivar después de la terminación del contrato de trabajo.
4.3.6 Colaborador jubilado/pensionado.
Es aquella persona natural que tuvo un vínculo laboral generado por un contrato de trabajo con alguna de Las Compañías y se terminó con ocasión al reconocimiento de su derecho pensional de manera directa por Las Compañías o reconocida a través del Sistema de Seguridad Social (en adelante “Colaborador Jubilado /Pensionado”).
Al aceptar esta Política de Privacidad, el Colaborador Jubilado o Pensionado, actuando en calidad de Titular de la información, autoriza que las Compañías realicen el Tratamiento de los mismos, de forma parcial o total, incluyendo la recolección, almacenamiento, grabación, uso, circulación, procesamiento, supresión, transmisión y/o transferencia a terceros en los términos de la presente Política de Privacidad, para las finalidades descritas en el numeral 2 y especialmente para:
- Envió información relacionada con los procesos y procedimientos propios de Talento Humano, tales como: confirmación de reservas y pre- reservas generadas a través de los sistemas y/o cualquier otro tipo de información relacionada directa e indirectamente con el cumplimiento de obligaciones que se puedan derivar de la terminación del contrato de trabajo o de gestión de información como pensionado/jubilado.
4.3.7 Cualquier otro Titular interesado de información que repose en los archivos de administración de personal (en adelante “otro interesado”)
Al aceptar esta Política de Privacidad, Cualquier Otro Titular Interesado, actuando en calidad de Titular de la información de los datos personales recolectados, autoriza expresamente que Las Compañías realicen el Tratamiento de los mismos, de forma parcial o total, la recolección, almacenamiento, grabación, uso, circulación, procesamiento, supresión, transmisión y/o transferencia a terceros en los términos de la presente Política de Privacidad, para las finalidades descritas en el numeral 6.1 y especialmente para:
- Envió de información relacionada con los procesos y procedimientos propios de Talento Humano, tales como: confirmación de reservas y pre-reservas generadas a través de los sistemas internos, convenios corporativos y/o cualquier otro tipo de información relacionada directa e indirectamente el cumplimiento de las obligaciones derivadas de un contrato civil o comercial celebrado con alguna de Las Compañías.
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4.4 Información y datos personales que tratamos
Las Compañías pueden recolectar información y datos personales de: candidatos, colaboradores vinculados mediante contrato de trabajo, terceros vinculados, grupo familiar y/o beneficiario, colaborador retirado, pensionado/ jubilado, y/o cualquier otro Titular interesado, la cual puede variar en razón de requerimientos de autoridades locales, facilidades tecnológicas, naturaleza del contrato, naturaleza de los beneficios legales y extralegales, entre otros. Para tales efectos, se puede recolectar la siguiente información y datos personales, los cuales pueden ser almacenados y/o procesados en servidores ubicados en centros de cómputo, ya sean propios o contratados con terceros, que pueden estar localizados en la nube o distintos países:
Para el caso de candidatos a ocupar un cargo en Las Compañías, se hace Tratamiento de:
- Nombres y apellidos.
- Tipo y número de identificación.
- Nacionalidad.
- Fecha de nacimiento.
- Género.
- Estado civil.
- Teléfonos fijos y celulares de contacto del candidato y de las referencias personales y laborales que informa en su hoja de vida.
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- Direcciones postales y electrónicas del candidato y de las referencias personales y laborales que informa en su hoja de vida.
- Fax (personal y/o laboral).
- Profesión u oficio.
- Perfil Académico.
- Perfil Profesional.
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Para el caso de trabajadores activos, pensionados, jubilados y demás personas que hayan tenido un contrato de trabajo con Las Compañías:
- Nombres y apellidos.
- Tipo y número de identificación.
- Fecha de nacimiento.
- Género.
- Estado civil.
- Teléfono residencia.
- Teléfono celular.
- Fax (personal y/o laboral).
- Profesión u oficio.
- Perfil Académico.
- Perfil Profesional.
- Fecha Ingreso.
- Nacionalidad.
- Departamento.
- Grupo sanguíneo.
- Nombre de la Madre.
- Nombre del Padre. Nombre de miembros del grupo familiar a incluir como beneficiarios de tiquetes.
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- Empleo anterior.
- Deficiente Físico.
- Relación con algún funcionario – grado de parentesco.
- Tipo Contrato.
- Término Contrato.
- Bono Transporte.
- Ing para pax.
- Sindicato de Contribución.
- Cargo.
- Sueldo.
- Función.
- Perfil del cargo.
- Días laborados semana.
- Jornada mensual.
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- Jornada semanal.
- Tipo pago.
- Cuenta Bancaria para pagos de nómina.
- Agencia pago.
- Fondo Cesantía.
- Fondo Salud.
- Fondo Pensión.
- Caja Compensación Familiar.
- Entidad prestadora de salud EPS.
- Entidad de medicina prepagada.
- Certificaciones de exámenes médicos de ingreso, periódicos y de retiro.
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*Otros datos necesarios para la ejecución de la relación contractual
Para los terceros vinculados (entendidos estos como: las personas naturales, distintas de los trabajadores vinculados mediante contrato de trabajo, que presten sus servicios a las Compañías bajo cualquier contrato diferente del contrato laboral, o que se encuentren al servicio de algún contratista o proveedor de bienes o servicios, bien sea persona natural o jurídica, que tiene celebrado un contrato civil o comercial con las Compañías , y que en razón de cualquiera de estos contratos cumple tareas o funciones de apoyo operativo, técnico, administrativo o comercial):
- Nombres y apellidos.
- Tipo y número de identificación.
- Fecha de nacimiento.
- Género.
- Estado civil.
- Teléfono residencia.
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- Teléfono celular.
- Direcciones postales y electrónicas (personales y/o laborales).
- Fax (personal y/o laboral).
- Profesión u oficio.
- Perfil Académico.
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- Perfil Profesional.
- Nacionalidad.
- Departamento.
- Relación con algún funcionario – grado de parentesco.
- Tipo Contrato.
- Término Contrato.
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Para el caso del grupo familiar y beneficiarios (hace referencia a datos de familiares para el disfrute de beneficios de tiquetes o beneficios extralegales de acuerdo con los datos de hoja de vida y formato de inscripción "Documentos beneficiarios").
- Nombre (beneficiario).
- Documento de identidad.
- Fecha inicio vigencia (fecha ingreso a Compañía del colaborador).
- Fecha nacimiento (de beneficiario).
- Nacionalidad.
- Departamento.
- País.
- Sexo.
- Parentesco con colaborador.
Los Titulares de la información no estarán obligados en ningún evento a autorizar el Tratamiento de datos sensibles. Sin perjuicio de lo anterior, en los casos en que para hacer posible la correcta administración de los procesos de talento Humano, los Titulares suministren algún dato personal sensible a las Compañías, se entiende que se ha autorizado su uso, para las finalidades expresas en este documento, lo cuales serán tratados de acuerdo a la política de seguridad de la compañía.
Adicionalmente, para fines de seguridad, las Compañías pueden recolectar, almacenar, compartir y cotejar con distintas autoridades administrativas, de control y vigilancia, autoridades de policía y autoridades judiciales, nacionales e internacionales, la información y datos personales, incluyendo datos biométricos, obtenidos a través de cualquier dispositivo biométrico, de grabación de imagen, audio o vídeo, ubicados en nuestras instalaciones, (tales como oficinas administrativas, puntos de venta, salas VIP, módulos de atención en aeropuertos, oficinas administrativas ubicadas en los diferentes aeropuertos, áreas restringidas de los aeropuertos). Las Compañías informan de este hecho al público en general mediante la publicación de Avisos de Privacidad situados en los lugares de recolección de datos personales.
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4.5 Vigencia del tratamiento de la información y datos personales
La información suministrada por los candidatos a ocupar un cargo vacante dentro de Las Compañías permanecerá almacenada hasta por el término de un (1) año contado a partir de la fecha del último Tratamiento, para ser tenido en cuenta en futuros procesos de selección en donde participe el candidato.
La información suministrada por los trabajadores activos, trabajadores retirados, pensionados, jubilados y demás personas que hubieren tenido un vínculo laboral directo con Las Compañías, permanecerá hasta por el término de dos (2) años contados a partir de la fecha del ultimo Tratamiento, en cumplimiento de obligaciones legales y/o contractuales a su cargo, o por todo el tiempo necesario para atender las disposiciones aplicables a la materia de que se trate y a los aspectos administrativos, contables, fiscales, jurídicos e históricos de la información, o en todo evento previsto en la ley.
Finalizado el periodo precaucional de dos (2) años, la historia laboral es almacenada físicamente, en medios electrónicos o demás medios que se dispongan por Las Compañías para tal fin, por todo el tiempo necesario para atender las disposiciones legales y/o contractuales a su cargo, especialmente en políticas corporativas, obligaciones legales y/o contractuales o por todo el tiempo necesario para atender las disposiciones aplicables a la materia de que se trate y a los aspectos administrativos, contables, fiscales, laborales y de seguridad social, jurídicos e históricos de la información, o en todo evento previsto en la ley.
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4.6 Veracidad de la información
Es obligación del Titular interesado, suministrar información veraz sobre sus datos personales para la realización de los procesos de: Atracción del Talento Humano y formalización del vínculo laboral, así como para hacer posible la prestación del servicio personal contratado, para la administración de beneficios y obligaciones laborales legales y extralegales de Las Compañías como empleadores, bajo cuyas condiciones aceptan entregar la información requerida.
Las Compañías presumen la veracidad de la información suministrada y no verificamos, ni asumimos la obligación de verificar la identidad, así como tampoco la autenticidad de los documentos entregados por los Titulares de los datos, ni la vigencia, suficiencia y autenticidad de los datos que cada uno de ellos proporcione. Por tanto, no asumimos responsabilidad por daños y/o perjuicios de toda naturaleza que pudieran tener origen en la falta de veracidad, vigencia, suficiencia o autenticidad de la información, incluyendo daños y perjuicios que puedan deberse a la homonimia o a la suplantación de la identidad. Todo lo anterior, sin perjuicio de las sanciones de carácter administrativo/disciplinario y consecuencias jurídicas derivadas de la existencia de la relación laboral y que pueden implementar Las Compañías, conforme a lo establecido en la legislación laboral y políticas internas.
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4.7 Información de niños, niñas y adolescentes menores de edad
Las Compañías, podrán ser depositarias de información de niños, niñas y adolescentes menores de edad, que tengan un vínculo de consanguinidad o afinidad o simplemente sean parte del grupo familiar del colaborador vinculado mediante contrato de trabajo, tercero vinculado, grupo familiar y/o beneficiario, colaborador retirado, pensionado/ jubilado, y/o cualquier otro Titular interesado a Las Compañías. En el evento en que los padres o representantes legales de estos menores detecten un Tratamiento de datos no autorizado podrán presentar sus consultas o reclamaciones al correo electrónico habeasdata@avianca.com.Las Compañías velaremos por el uso adecuado de los datos personales de los niños, niñas y adolescentes menores de edad, garantizando que en el Tratamiento de sus datos se respeten las leyes que les sean aplicables, así como el interés superior de ellos, y sus derechos fundamentales y en lo posible, teniendo en cuenta su opinión como Titulares de sus datos personales.
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4.8 Uso de cookies
Las Compañías pueden hacer uso de cookies y otras tecnologías similares, en sus páginas web, aplicaciones móviles, kioskos electrónicos y en los dispositivos electrónicos utilizados para acceder a éstos, con el fin de conocer la procedencia, incrementar la funcionalidad y la accesibilidad de los sitios web, verificar que los usuarios cumplan con los criterios requeridos para procesar sus solicitudes y para adaptar sus productos y servicios a las necesidades de los usuarios, pudiendo obtener la siguiente información general:
1. El tipo de navegador y sistema operativo utilizado.
2. Los sitios web visitados.
3. La dirección IP.
4. Duración del tiempo de navegación.
5. Idioma del dispositivo.
6. Los vínculos a los que se accede.
7. El sitio visitado antes de entrar a Avianca.com.
Estas cookies, y otras tecnologías similares pueden ser deshabilitadas y eliminadas por el Usuario cuando él lo desee. Para este efecto el candidato, colaborador vinculado mediante contrato de trabajo, tercero vinculado, grupo familiar y/o beneficiario, colaborador retirado, pensionado/ jubilado, y/o cualquier otro Titular interesado, pueden consultar y/o solicitar la ayuda del navegador de Internet que utilicen
Visita nuestra Política de cookies y conoce cómo utilizamos tus datos personales para que tengas una mejor experiencia.
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4.9 Protección, seguridad y confidencialidad de la información y datos personales.
La protección, seguridad y confidencialidad de la información y datos personales de los Titulares de la información, es de vital importancia para las Compañías. Se establecieron políticas, procedimientos y estándares de seguridad de la información, los cuales podrán cambiar en cualquier momento a discreción de las Compañías, cuyo objetivo es proteger y preservar la integridad, confidencialidad y disponibilidad de la información y datos personales, independientemente del medio o formato donde se encuentren, de su ubicación temporal o permanente o de la forma en que éstos sean transmitidos. En este sentido, nos apoyamos en herramientas tecnológicas de seguridad e implementamos prácticas de seguridad reconocidas en la industria, que incluyen: transmisión y almacenamiento de información sensible a través de mecanismos seguros, tales como cifrado, uso de protocolos seguros, aseguramiento de componentes tecnológicos, restricción de acceso a la información sólo a personal autorizado, respaldo de información, prácticas de desarrollo seguro de software, entre otros.
Todo contrato de las Compañías con terceros (contratistas, consultores externos, colaboradores temporales, etc.) que involucre el Tratamiento de información y datos personales de candidato, colaborador vinculado mediante contrato de trabajo, tercero vinculado, grupo familiar y/o beneficiario, colaborador retirado, pensionado/ jubilado, y/o cualquier otro Titular interesado, incluye un acuerdo de confidencialidad que detalla sus compromisos para la protección, cuidado, seguridad y preservación de la confidencialidad, integridad y privacidad de los mismos.
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4.10 Derechos que le asisten al Titular de la información.
Se le informa al Titular de la información sobre los derechos que las leyes aplicables le conceden como Titular de sus datos personales y que se enuncian a continuación:
a) Conocer, actualizar y rectificar su información y datos personales frente a la entidad Responsable del Tratamiento o encargada del Tratamiento de su información y datos personales.
b) Solicitar prueba de la autorización otorgada al Responsable del Tratamiento salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento.
c) Ser informado por el Responsable del Tratamiento o el encargado del Tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a la información y datos personales.
d) Presentar ante las autoridades competentes quejas por infracciones al régimen de protección de datos personales que le sea aplicable.
e) Revocar la autorización y/o solicitar la supresión de la información y datos personales en los términos de la presente Política de Privacidad.
f) Acceder a su información y datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento, previa solicitud a Las Compañías, en los términos de la normatividad vigente que le sea aplicable. Para consultas cuya periodicidad sea mayor a una por cada mes calendario, Las Compañías cobraremos al Titular que solicite dicha información, los gastos de envío, reproducción y, en su caso, certificación de documentos.
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4.11 Procedimientos para el ejercicio de los derechos de los Candidatos, Aspirantes, Colaboradores y/o Terceros vinculados.
El Candidato y/o aspirante, Colaborador vinculado, Tercero vinculado, Colaborador retirado, pensionado/ jubilado, y/o cualquier tiene derecho a conocer los detalles del tratamiento de sus datos personales y a ejercer los derechos que les asisten como Titulares de los mismos, en los términos de las normas de protección de datos que les sean aplicables y conforme lo establecido en la presente Política de Privacidad.
Para efectos de lo anterior, la presente política define el procedimiento general para el ejercicio de los derechos por parte de los Titulares de la información, sin perjuicio de la aplicación de estipulaciones específicas que las leyes locales de cada territorio puedan contemplar. En caso de discrepancia entre el procedimiento general y las estipulaciones específicas o procedimientos especficos contenidas en las normas locales aplicables de cada territorio, primarán las estipulaciones específicas.
El área de Privacidad de Datos Personales es la Responsable dentro de la Organización, de promover, y hacer cumplir el Programa de Protección de Datos Personales. Para esto la Organización ha habilitado canales de atención específicos para que los interesados puedan ejercer sus Derechos frente al Tratamiento de sus Datos Personales como lo es el correo electrónico: habeasdata@avianca.com
4.11.1 Consultas
a) El Titular de la información y/o quien ejerce el derecho en su nombre, debe acreditar su Titularidad con el fin de evitar la pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento por una persona distinta del Interesado y/o que no tenga mandato legal para actuar en nombre de este.
-La acreditación por parte del Titular se surtirá mediante él envió de: copia física o digital del documento de identificación pertinente y de su pasaporte (Número de identificación en vuelos internacionales), de acuerdo con el medio de presentación de la consulta.
-Cuando la petición sea formulada por persona distinta al Titular, el tercero deberá acreditar en debida forma la personería o mandato para actuar en nombre del mismo enviando los documentos que lo soporten
b) La solicitud para ejercer cualquiera de los derechos mencionados en el numeral 10 debe ser presentada por: medio escrito, físico y/o digital por medio de los canales habilitados por la Organización para ello e identificados en la presente Política de Privacidad.
c) La solicitud del ejercicio de cualquiera de los derechos mencionados debe contener como mínimo la siguiente información:
- Nombre del Interesado, de su representante y/o la persona que ejerce el derecho en su nombre.
- Petición concreta, precisa y justificada del derecho invocado.
- Dirección física y/o electrónica para notificaciones.
- Documentos que soportan la solicitud (si aplica)
- Firma del peticionario de acuerdo con el medio de la solicitud.
La petición se gestionará por el área y/o delegado encargado dentro de la organización para la protección de datos personales únicamente cuando se pueda acreditar la Titularidad y se cumpla con los requisitos anteriormente nombrados.
4.11.2 Reclamos.
a) El Titular y/o quien ejerce el derecho en su nombre, debe acreditar su Titularidad con el fin de evitar la pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento por una persona distinta del mismo y/o que no tenga mandato para actuar en nombre de este.
- La acreditación por parte del Titular se surtirá mediante él envió de: copia física o digital del documento de identificación pertinente y de su pasaporte (Número de identificación en vuelos internacionales), de acuerdo con el medio de presentación de la reclamación
- Cuando la petición sea formulada por persona distinta al Titular, el tercero deberá acreditar en debida forma la personería o mandato para actuar en nombre del mismo enviando los documentos que lo soporten.
b) La solicitud para ejercer cualquiera de los derechos mencionados en el numeral 10 debe ser presentada por: medio escrito, físico y/o digital por medio de los canales habilitados por la Organización para ello e identificados en la presente Política de Privacidad.
c) La solicitud del ejercicio de cualquiera de los derechos mencionados debe contener la siguiente información:
- Nombre del Interesado, de su representante y/o la persona que ejerce el derecho en su nombre.
- Petición concreta, precisa y justificada del derecho invocado.
- Dirección física y/o electrónica para notificaciones.
- Documentos que soportan la solicitud (si aplica)
- Firma del peticionario de acuerdo con el medio de la solicitud.
d) La petición se gestionará por el área y/o delegado encargado dentro de la organización para la protección de datos personales únicamente cuando se pueda acreditar la Titularidad y se cumpla con los requisitos anteriormente nombrados.
4.11.3 Vulneración de seguridad
a) Cuando en la petición del Titular se identifique una vulnerabilidad que pueda llevar a un incumplimiento regulatorio o la vulneración del derecho asociado a la privacidad de datos personales, se seguirá el proceso de los literales anteriores con la siguiente especificidad y excepciones:
Clasificación del tipo de incidente:
- Nivel crítico: Involucra datos sensibles, o hay una exposición de datos privados o semiprivados sin la autorización del Titular que conlleve a la posible pérdida de confidencialidad de la información.
- Nivel No tolerable: Involucra datos privados o semiprivados asociados a un indebido manejo de acuerdo con obligaciones contractuales o de acuerdo con la autorización otorgada por el Titular.
b) Toma de acciones de mitigación, según lo establecido en el Manual Interno de privacidad y manejo de la información.
4.11.4 Términos.
Serán tomados los siguientes términos generales como referencia, sin embargo, se tiene que tener en cuenta la región de la cual es el Titular de la información, los tiempos y requisitos para dar respuesta pueden variar, por lo tanto, dependiendo la región la lectura del presente numeral debe hacerse en forma conjunta con los anexos establecidos y deberá hacer remisión a los que sean pertinentes.
Consulta: Serán atendidas en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, informaremos los motivos de la demora, señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
Reclamos: Serán atendidos en un término máximo de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo debidamente soportado. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se le informarán los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al Titular dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que se presente la información requerida por el interesado, entenderemos que se ha desistido del reclamo.
4.11.5 Canales Habilitados para la atención de consultas y reclamos
Para hacer efectivos sus derechos, los Aspirantes, Colaboradores vinculados, Terceros vinculados, y demás Titulares de la información puede ejercer sus derechos de conocer, actualizar, rectificar y suprimir su información y datos personales, enviando su solicitud al correo electrónico. habeasdata@avianca.com según la unidad de negocio o servicio de que se trate.
En el caso de que cualquier Aspirante, Candidato, Colaborador vinculado mediante contrato de trabajo, tercero vinculado, grupo familiar y/o beneficiario, colaborador retirado vinculado mediante contrato de trabajo, y/o cualquier otro Titular interesado de la información, considere que un contenido utilizado en cualquiera de nuestros canales de comunicación, tales como los sitios web, aplicaciones móviles, y kioscos, conlleva alguna violación de sus derechos de propiedad intelectual, deberá enviarnos una comunicación con la siguiente información a las direcciones electrónicas arriba indicadas:
- Datos personales: nombre, dirección, número de teléfono y dirección de correo electrónico del reclamante.
- Firma auténtica, con los datos personales del Titular de los derechos de propiedad intelectual infringidos o de la persona autorizada para actuar en nombre y por cuenta del Titular de los derechos de propiedad intelectual infringidos.
- Indicación precisa y completa del contenido protegido mediante los derechos de propiedad intelectual infringidos, así como su localización.
- Declaración expresa y clara de que la utilización del contenido indicado se ha realizado sin el consentimiento del Titular de los derechos de propiedad intelectual infringidos.
- Declaración expresa, clara y bajo la responsabilidad del reclamante que la información proporcionada en la notificación es exacta y que la utilización del contenido constituye una violación de sus derechos de propiedad intelectual.
Las reclamaciones originadas en estos hechos se someterán en su Tratamiento y solución a los trámites jurídicos aplicables, según la naturaleza y alcance de las mismas.
La solicitud de supresión de la información y la revocatoria de la autorización o la solicitud de limitación del uso y divulgación de los datos personales no procederán cuando el Titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos, en los términos que las leyes aplicables dispongan.
Sin perjuicio de la aplicación del procedimiento general establecido en esta Política de Privacidad, hemos identificado algunos territorios en los que las leyes locales contemplan estipulaciones específicas. Para efectos de consultar dichas estipulaciones específicas diríjase a los Anexos señalados a continuación:
- Anexo Colombia
- Anexo México
- Anexo Perú
- Anexo Unión Europea
- Anexo Canadá
- Anexo Estados Unidos
Estos anexos se aplican en concordancia con y forman parte integral de la Política General de Privacidad para la Protección de Datos Personales relacionada con procesos de Talento Humano de las Compañías.
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4.12 Modificaciones a la Política de Privacidad
Las Compañías se reservamos el derecho de efectuar en cualquier momento modificaciones o actualizaciones a esta Política de Privacidad, para la atención de novedades legislativas, políticas internas o nuevos requerimientos para la prestación u ofrecimiento de sus servicios o productos.
Estas modificaciones estarán disponibles al público a través de los siguientes medios: anuncios visibles en sus establecimientos o centros de atención a clientes, en nuestros sitios web, aplicaciones para teléfonos inteligentes (Smartphones) o Kioscos electrónicos (Aviso de Privacidad) o a través del último correo electrónico proporcionado.
Sujeto a las leyes aplicables, la versión en español de esta Política de Privacidad prevalecerá sobre cualquier versión divulgada en otro idioma. En el evento en que exista cualquier inconsistencia entre la versión en español y cualquier traducción de esta Política de Privacidad en otro idioma, prevalecerá la versión en español.
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4.13 Vigencia del Tratamiento de la información y datos personales
La vigencia de la información, depende del cumplimiento de la finalidad y del uso, por lo tanto la información suministrada por los aspirantes, colaboradores vinculados mediante contrato de trabajo, tercero vinculado, grupo familiar y/o beneficiario, colaborador retirado, pensionado/ jubilado, y/o cualquier otro Titular interesado, permanecerá almacenada físicamente, en medios electrónicos o demás medios que se dispongan por las Compañías para tal fin, por todo el tiempo necesario para atender las disposiciones aplicables a la materia de que se trate y a los aspectos administrativos, contables, fiscales, jurídicos e históricos de la información, o en todo evento, siguiendo lo establecido por el art. 264 del Código sustantivo del Trabajo.
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4.14 Reserva de la historia clínica ocupacional
El artículo 14 de la Resolución 2346 de 2007 emitida por el Ministerio del Trabajo de Colombia, define la historia clínica ocupacional como el conjunto único de documentos privados, obligatorios y sometidos a reserva, en donde se registran cronológicamente las condiciones de salud de una persona, los actos médicos y los demás procedimientos ejecutados por el equipo de salud que interviene en su atención. Puede surgir como resultado de una o más evaluaciones médicas ocupacionales. Contiene y relaciona los antecedentes laborales y de exposición a factores de riesgo que ha presentado la persona en su vida laboral, así como resultados de mediciones ambientales y eventos de origen profesional. La historia clínica ocupacional forma parte de la historia clínica general, por lo que le son aplicables las disposiciones legales que a esta la regulan.
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4.15 Línea ética
La Organización cuenta con una Línea Ética, administrada por Navex Global Inc., sociedad constituida bajo las leyes de Delaware, EEUU, e independiente a La Organización, para que los colaboradores, terceros vinculados, proveedores, accionistas, viajeros, clientes, usuarios y el público en general interpongan consultas, revelen conflictos de interés o realicen denuncias, las cuales serán tratadas de manera confidencial. A través de esta Línea Ética se garantiza el anonimato, en caso de que quien reporte desee mantener oculta su identidad.
La Línea Ética se encuentra disponible 24/7 en el portal web http://aviancaholdings.ethicspoint.com y en varias líneas telefónicas para el funcionamiento de la Línea Ética, disponibles en el anterior vínculo.
El tratamiento de los datos personales y su protección y privacidad será efectuado por las compañías integradas de Avianca Holdings S.A, con la finalidad de investigar las denuncias, absolver las consultas y tomar las acciones administrativas o legales que sean procedentes. Este tratamiento se llevará a cabo conforme a sus Políticas de Privacidad, disponibles para consulta en la sección “Políticas” del portal de la Línea Ética.
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