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Política deprivacidad

Reconocemos la importancia de la seguridad, privacidad y confidencialidad de tu información personal.

Política de Privacidad

Conoce todo el detalle de la Política de Privacidad para Clientes, Viajeros y Usuarios de avianca

El objetivo de la presente política de privacidad (en adelante, “Política de Privacidad”) es informarte cómo se utilizan tus datos personales. De esta forma, se detallarán los tipos de datos personales que pueden llegar a ser procesados, las finalidades para el Tratamiento de tus datos personales, los derechos que te asisten como Titular de la información, los procedimientos para ejercerlos y las obligaciones que bajo las leyes de protección de datos personales de Colombia y de los países en los que las compañías prestan sus servicios.

La presente Política de Privacidad es aplicable a Aerovías del Continente Americano S.A. Avianca, Avianca Costa Rica S.A., Avianca-Ecuador S.A., Aviateca S.A., Nicaragüense de Aviación S.A., Regional Express Américas S.A.S., Taca International Airlines, S.A., Tampa Cargo Logistics, Inc., Tampa Cargo S.A.S., Latin Logistics Colombia S.A.S., Latin Logistics, LLC (individual y colectivamente reconocidas como las “Compañías”).

Las Compañías reconocen la importancia de la seguridad, privacidad y confidencialidad de los datos personales de sus clientes, viajeros y usuarios (en adelante, reconocidos como “Titular” o “Titulares”) cuando desarrollan cualquier actividad que involucre datos personales, como la recolección, almacenamiento, uso, conservación, transmisión y/o transferencia a nivel local y/o internacional, supresión o destrucción, (en adelante, “Tratamiento”, “Tratar” o “Tratado(s)”) de los Titulares, conforme al régimen legal de protección de datos personales que sea aplicable en el territorio en el que las Compañías tengan operación y conforme a las finalidades descritas en la presente política de privacidad.

Esta Política de Privacidad es aplicable a todos los datos personales que son recolectados, recibidos, transmitidos, transferidos, y en general, tratados en el marco de tu relación como cliente, viajero y/o usuario de las Compañías.

Esta Política de Privacidad es aplicable a todos los datos personales que sean tratados manualmente o de forma automatizada.

3.1 Autoridad de Protección de Datos: es la Autoridad administrativa que ejerce la vigilancia y control de la protección de datos personales.

3.2 Autorización: es el consentimiento previo, expreso e informado que otorgas a las Compañías para llevar a cabo el Tratamiento de sus Datos Personales. 

3.3 Datos Personales: es cualquier información que pueda asociarse o vincularse a uno o varios Titulares determinados o determinables.

3.4 Dato privado: es aquella información cuyo conocimiento solo es relevante para su Titular.

3.5 Dato semiprivado: es el dato que no tiene naturaleza íntima, reservada, ni pública y cuyo conocimiento interesa a su Titular y a cierto sector o grupo de personas o a la sociedad en general.

3.6 Dato de naturaleza pública: es el dato que no es semiprivado, privado o Por ejemplo, los datos del estado civil de las personas, y su profesión u oficio, entre otros.

3.7 Dato sensible: es el dato que afecta la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, por ejemplo, los datos relativos a su salud, su vida u orientación sexual, su origen racial o étnico y sus datos biométricos.

3.8 Encargado del Tratamiento: es la persona natural o jurídica, pública o privada, que realiza el Tratamiento de Datos Personales de los Titulares por cuenta del Responsable del Tratamiento. El Encargado del Tratamiento se caracteriza por no poder decidir sobre los datos, bases de datos ni sobre su Tratamiento y su actividad se limitará a la encargada por el Responsable. 

3.9 Reclamo: es la solicitud que pueden realizar los Titulares del dato o sus representantes debidamente acreditados para corregir, actualizar o suprimir los Datos Personales del Titular o para revocar la autorización otorgada.

3.10 Responsable del Tratamiento: es la Persona que decide sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los Datos Personales de los Titulares. 

3.11 Titular: es cualquier persona cuyos Datos Personales sean objeto de Tratamiento.

3.12 Transferencia: es cuando el Responsable del Tratamiento envía Datos Personales a un receptor ubicado dentro o fuera del país, el cual a su vez es Responsable y realiza el tratamiento de los datos recibidos de manera autónoma.

3.13 Transmisión: es cuando un Responsable comunica los Datos Personales dentro o fuera del país a un Encargado, quien realizará el Tratamiento por cuenta del Responsable.

3.14 Tratamiento: es cualquier operación u operaciones que se realicen sobre Datos Personales, entre ellas, la recolección, el almacenamiento, el uso y la circulación o supresión de los Datos Personales.

4.1 Principio de legalidad: el Tratamiento es una actividad reglada que debe sujetarse a lo establecido en las leyes aplicables. 

4.2 Principio de finalidad: el Tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con las leyes aplicables, la cual debe ser informada al Titular.

4.3 Principio de libertad: el Tratamiento solo puede ejercerse con el consentimiento, previo, expreso e informado de Los Datos Personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento. Es posible que haya países en los que las Compañías operen que cuenten con bases legitimadoras del Tratamiento diferentes del consentimiento y del mandato legal, en cuyo caso este principio deberá entenderse de manera razonable bajo dicho contexto.

4.4 Principio de veracidad o calidad: la información sujeta a Tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.

4.5 Principio de transparencia: en el Tratamiento debe garantizarse el derecho del titular a obtener del Responsable, información acerca de la existencia de datos que le conciernan.

4.6 Principio de acceso y circulación restringida: el Tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los Datos Personales y de las disposiciones de la ley aplicable.

4.7 Principio de seguridad: el Tratamiento debe incorporar las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para mantener la seguridad de los Datos Personales, evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

4.8 Principio de confidencialidad: todas las personas que intervengan en el Tratamiento de Datos Personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, en el marco de lo señalado por las leyes aplicables.

4.9 Principio de razonabilidad: los datos personales tratados deben ser los estrictamente necesarios para el cumplimiento de las finalidades perseguidas con la base de datos de que se trate.

4.10 Limitación temporal: los Responsables y Encargados del Tratamiento solo podrán recolectar, almacenar, usar o circular los datos personales durante el tiempo que sea razonable y necesario, de acuerdo con las finalidades que justificaron el tratamiento.

4.11 Responsabilidad Demostrada: los Responsables del Tratamiento de Datos Personales deben ser capaces de demostrar a las Autoridades de Protección de Datos, que han implementado medidas apropiadas y efectivas para cumplir con las obligaciones establecidas en las leyes aplicables.

A continuación, se relacionan los datos de contacto de cada una de las Compañías1 que actúan como Responsables:

  • Aerovías del Continente Americano S.A. Avianca
    N.º registro: 890.100.577-6
    Dirección postal: Calle 77B # 57-103 piso 21 Edificio Green Towers. Barranquilla, Colombia.
    Teléfono: +57 (601) 587 7700
    E-mail: habeasdata@avianca.com
  • Avianca Costa Rica S.A.
    N.º registro 3-101-003019
    Dirección postal: San José, La Uruca, 200 metros norte del Puente Juan Pablo Segundo, Edificio Avianca. San José, Costa Rica.
    Teléfono: (+506) 4105 3775
    E-mail: habeasdata@avianca.com
  • Nicaragüense de Aviación, S.A.
    N.º registro J0320000015819
    Dirección postal: Centro Corporativo Invercasa, Torre III, Piso I, Módulo C, Managua, Nicaragua.
    Teléfono: (505) 7517 5270
    E-mail: habeasdata@avianca.com
  • Regional Express Américas S.A.S.
    N.º registro: 901.187.193-4
    Dirección postal: Diagonal 25G # 95A-85   Edificio Avianca Centro De Experiencia Operacional. Bogotá, Colombia.
    Teléfono: +57 (601) 587 7700
    E-mail: habeasdata@avianca.com
  • Tampa Cargo S.A.S.
    N.º registro: 890.912.462-2
    Dirección postal: Aeropuerto José María Córdova - Zona de Carga - Bodega Deprisa. Medellín, Colombia.
    Teléfono: +57 (601) 587 7700
    E-mail: habeasdata@avianca.com
  • Avianca-Ecuador S.A.
    N.º registro: 1790727203001
    Dirección postal: Av. La Coruña E11-38 y Bello Horizonte PB. Quito, Ecuador.
    Teléfono: (+593) 2342 2641
    E-mail: habeasdata@avianca.com
  • Taca International Airlines, S.A.
    N.º registro: 0614-291139-002-9
    Dirección postal: Avenida El Espino, entre El Boulevard Sur y Calle El Almendro, Urbanización Madre Selva, Edificio Avianca. San Salvador, El Salvador. 
    Teléfono: (+503) 2113 0483
    E-mail: habeasdata@avianca.com
  • Aviateca, S.A.
    N.º registro: 546580K
    Dirección postal: Avenida Hincapie 12-22, Zona 13, Guatemala.
    Teléfono: (+502) 2314 0941
    E-mail: habeasdata@avianca.com
  • Tampa Cargo Logistics, Inc.
    N.º registro: 74-310-72-87
    Dirección postal: 1650 NW 66th Ave. Building Number 708 Suite 206. Miami, Florida 33126.
    Teléfono: (+001) 800 284 2622
    E-mail: habeasdata@avianca.com
  • Latin Logistics, LLC
    N.º registro: 41-2187926
    Dirección postal: 1670 NW 82ND AVE DORAL, FL33191.
    Teléfono: +57 (601) 587 7700
    E-mail: habeasdata@avianca.com
  • Latin Logistics Colombia S.A.S
    N.º registro: 901.147.181-5
    Dirección postal: Avenida Calle 26 # 59-15 Bogotá D.C., Colombia.
    Teléfono: +57 (601) 587 7700
    E-mail: habeasdata@avianca.com

Representante de los Responsables:

Compañía / Región Aerovías del Continente Americano S.A. Avianca Avianca Costa Rica S.A., Avianca- Ecuador S.A., Aviateca S.A., Nicaragüense de Aviación S.A., Regional Express Américas S.A.S., Taca International Airlines, S.A., Tampa Cargo Logistics, Inc. y Tampa Cargo S.A.S.
Unión Europea No aplica

Teléfono: +57 (601) 571 5369

Correo electrónico: oficial.proteccióndedatos@avianca.com

Dirección: Carrera de San Jerónimo 15 - Oficina 101 Madrid, España

Reino Unido

Para todas las Compañías:

Teléfono: +57 (601) 571 5369

Correo electrónico: ukdataprotectionrep@shma.co.uk

Dirección: Shakespeare Martineau 60 Gracechurch Street, London, EC3V 0HR - DX700 London City

1. Las Compañías pueden actuar bajo las siguientes marcas comerciales: AVIANCA CARGO, AVIANCA CORPORATE, AVIANCA EXPRESS, AVIANCA STORE, entre otras y/o solo bajo la marca AVIANCA.

Sí. Cada vez que contratas servicios que no son operados directamente por las Compañías, sino por terceros independientes, estos terceros actuarán de manera autónoma frente al tratamiento de tus Datos Personales, y, por tanto, serán Responsables del Tratamiento. Para ello, te sugerimos consultar sus propias políticas de tratamiento de datos.

Ejemplos:

  • Cuando reservas un vuelo con una de las Compañías, y uno o más de los trayectos están operados por otra compañía aérea.
  • Cuando contratas servicios de hospedaje, alquiler de vehículos, o tiquetes aéreos a través de agencias de viajes.
  • Frente a las empresas que están a cargo de los programas de lealtad, como LifeMiles o las empresas de Star Alliance.

De acuerdo con las finalidades descritas en la presente Política y de acuerdo con la naturaleza del servicio que adquieras, las Compañías pueden recolectar los siguientes tipos de datos personales:

  • Datos de identificación: nombre, apellidos, fecha de nacimiento, nacionalidad, tipo y número de identificación, estado civil, firma, dirección IP, entre otros.
  • Datos de contacto: dirección de residencia, dirección postal, número telefónico fijo y/o móvil (WhatsApp), correo electrónico, fax, usuario en redes sociales, entre otros.
  • Datos relevantes para el servicio que adquieras: PNR-Passanger Name Record, número de reserva, número de identificación de programas especiales, compañía en la que labora y/o cargo, historial de viajes y/o “upgrades”, necesidades especiales, historial de quejas, consultas y/o reclamos, nivel de satisfacción del servicio, información sobre transacciones y actividades relacionadas con el programa, entre otros. Así mismo, para vuelos hacia y desde Estados Unidos, el “Redress Number2.
  • Datos financieros: método de pago, nombre o código del banco, información de tarjeta de crédito, Datos Personales de quien realiza la transacción y/o del tarjetahabiente, número de cuenta, fecha de transacción, código de autorización de la transacción, entre otros.
  • Categorías especiales de datos:
    • Datos Sensibles: datos relativos al género, datos relativos a la salud o a tu condición médica, datos biométricos dirigidos a identificar de manera unívoca a una persona (imágenes fotográficas, videos, audio, y/o huellas dactilares), filiación religiosa, origen étnico o racial, datos relativos a condenas o infracciones penales (cuando aplique o sea necesario por cumplimiento legal en el caso que se requiera un servicio adicional), entre otros.
    • La página web avianca.com y la aplicación MyAvianca identifica datos de localización de forma limitada (ejemplo: país y ciudad), entre otros.

      Las Compañías limitan la recolección de este tipo de Datos Personales en los escenarios en que sea estrictamente necesaria su recolección y/o Tratamiento. Sin perjuicio de lo anterior, y conforme a las excepciones legales aplicables, se podrán tratar sus Datos Personales sensibles en los siguientes casos: (i) Cuando haya otorgado su consentimiento y/o autorización a las Compañías. (ii) Para el cumplimiento de obligaciones y deberes impuestos por la Ley a las Compañías. (iii) Cuando el Tratamiento de dichos datos sea necesario para salvaguardar tu interés vital o de otras personas (cuando se requiera asistencia médica específica, servicios especiales y/o de seguridad, entre otros). (iv) Cuando el tratamiento se refiera a datos que sean necesarios para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial. (v) Cuando se requieran para ayudar a prevenir la introducción, transmisión y propagación de enfermedades contagiosas u otras intervenciones de salud pública apropiadas, incluida la implementación de restricciones de viaje.
    • Datos de menores de edad: las Compañías reconocen el nivel especial de protección que merecen los Datos Personales de los niños, niñas o adolescentes (en adelante, “Menor de edad” o “Menores de edad”) y garantizan que el tratamiento de su información se realice respetando el interés superior del menor y sus derechos fundamentales. Las Compañías serán Responsables de los Datos Personales de los Menores de edad que sean usuarios de los productos y/o servicios que ofrecen y de acuerdo con las finalidades establecidas en la presente Política de Privacidad.

      El consentimiento para el tratamiento de los datos de los usuarios Menores de edad deberá ser otorgado y/o autorizado a través del titular de la patria potestad y/o representante legal del Menor de edad (padres y/o tutores), atendiendo a las especificaciones regulatorias de la región o el país donde se traten los Datos Personales del menor. No se utilizan los Datos Personales de los Menores de edad para finalidades de marketing y/o promocionales, ni para creación de perfiles.

      En el evento en que los Titulares de la patria potestad y/o representantes legales de los Menores de edad detecten un Tratamiento de Datos Personales no autorizado, podrán presentar sus consultas o reclamaciones en relación con Datos Personales de Menores de edad al correo electrónico habeasdata@avianca.com.

    2. Es un identificador único de siete dígitos emitido por el programa Vuelo Seguro de la Administración de Seguridad en el Transporte (TSA) que permite la verificación de identidad de un pasajero.

Las Compañías tratan los Datos Personales de los clientes, viajeros y usuarios con las siguientes finalidades:

Para la prestación del servicio de transporte:

  • Gestionar e informar todos los aspectos relacionados con la preparación y prestación del servicio de transporte contratado, incluyendo el proceso de reserva, pagos, check-in, equipaje, vuelos en conexión, modificaciones al itinerario, servicios a bordo y complementarios, servicios de asistencia antes, durante y después del viaje, servicios de carga, logística, casillero virtual, paquetería y/o mensajería, y servicios de carga aérea de aeropuerto a aeropuerto.
  • Gestionar beneficios, reembolsos, redenciones, compensaciones y/o indemnizaciones en el marco de los programas creados por las Compañías, incluyendo tarjetas de compensación.
  • Atención de solicitudes y quejas relacionadas con el servicio.
  • Comunicarnos con las personas que designes como contacto de emergencia, cuando resulte indispensable.
  • Transmitir y/o transferir tus datos a las empresas que hacen parte de las Compañías y/o a terceros que presten servicios complementarios al servicio de transporte, cuando sea necesario para la prestación adecuada de estos cuando dichos terceros procesen tus Datos Personales para finalidades propias, deberán obtener tu autorización y poner a tu disposición su política de tratamiento, así como, proporcionar los canales de atención para quejas y reclamos.
  • Prestar el servicio de transporte a los pasajeros designados por las empresas que se han inscrito en el Programa Corporativo “Avianca Empresas” y/o cualquiera que lo reemplace o sustituya.

Para facilitar tu comunicación con las Compañías:

  • Atender y manejar las quejas, consultas, reclamos y/o solicitudes que realices a las Compañías frente al uso y/o Tratamiento de tus Datos Personales.
  • Administrar el canal WhatsApp/Vianca o LiveChat u otros habilitados por las Compañías para prestarte atención preferencial.

Para cumplir obligaciones legales:

Cuando exista una obligación legal en cabeza de cualquiera de las Compañías, podremos usar tus datos y compartirlos con terceros, entre otras, para las siguientes finalidades:

  • Prevención y/o administración del riesgo de lavado de activos, financiación del terrorismo, prevención de fraude, y prevención de actos de corrupción.
  • Prevención y detección del tráfico ilegal de personas, estupefacientes, fauna y flora, mercancías peligrosas, armas, o cualquier actuación entendida como delito en los territorios en los que operen las Compañías.
  • Gestionar los trámites legales en virtud de un requerimiento de las autoridades judiciales, administrativas o de control y vigilancia3.
  • Prevención y control de la propagación de enfermedades transmisibles, tales como epidemias y/o pandemias, y otras situaciones de fuerza mayor.
  • Administrar los registros corporativos y contables de las Compañías.
  • Registro de actividades (incluyendo registros de audio y video) que puedan poner en riesgo la seguridad del vuelo y/o seguridad aeroportuaria para propósitos de revisión interna y/o con las autoridades competentes.

En todos estos casos se adoptarán las medidas de seguridad y confidencialidad necesarias, y se dejará la trazabilidad de los procesamientos que resultaron necesarios para poder cumplir con los mandatos de ley y/o la solicitud de autoridades competentes.

Para adelantar actividades propias del funcionamiento de las Compañías:

  • Llevar a cabo los procesos de auditoría de las Compañías.
  • Compartir tus datos con aseguradoras y asesores externos contratados por las Compañías para su propia gestión y la ejecución de los servicios prestados. 
  • Realizar estudios de mercado, estadísticos y analíticos con el fin de medir, optimizar y mejorar la calidad del servicio prestado por las Compañías, entre otros, a través de la grabación y monitoreo de llamadas e interacciones en canales no presenciales.
  • Compartir tu información entre las Compañías y ceder tus Datos Personales en caso de cambio de control4 de una o más de las empresas que hacen parte de las Compañías a: (i) unidades de negocio, (ii) agentes liquidadores y/o; (iii) nueva compañía y/o entidad. 

Para finalidades comerciales, publicitarias y de mercadeo:

  • Identificar y conocer el tipo de cliente, viajero y/o usuario que eres, tu comportamiento, gustos y preferencias y personalizar tu perfil para la mejora de nuestros servicios, así como para fines comerciales y publicitarios, de manera en que podamos ofrecerte productos y servicios a tu medida, directamente por las Compañías o por terceros aliados.
  • Compartir datos con terceros aliados con quienes se desarrollen productos o servicios de valor agregado.
  • Gestionar y administrar el envío de información publicitaria y/o comercial acerca de las actividades, eventos, productos y/o servicios que ofrecen las Compañías y/o las empresas y/o terceros asociados a estas.
  • Para que disfrutes los beneficios de los programas de lealtad de nuestros aliados comerciales, tales como LifeMiles o las empresas de Star Alliance.

3. Debido a la actividad de transporte desarrollada por las Compañías, estas están obligadas a suministrar y registrar información personal a las autoridades locales e internacionales y/o entidades oficiales que regulan la actividad aeronáutica, en concordancia con las leyes aplicables acerca de los pasajeros, carga, mensajería expresa y/o Courier, que se encuentren a bordo de sus aeronaves.
4. Casos de cambio de control: fusión, adquisición, quiebra, liquidación, escisión y/o creación.

9.1 ¿Qué son las cookies?

Las cookies son pequeños fragmentos de texto que los sitios web que visitas envían al navegador. Permiten que los sitios web recuerden información sobre tu visita y preferencias como usuario, lo que puede hacer que sea más fácil volver a visitar los sitios y hacer que estos te resulten más útiles. Otras tecnologías, como los identificadores únicos que se usan para identificar un navegador y sistema operativo utilizado, aplicación o dispositivo, los píxeles y el almacenamiento local, también se pueden usar para estos fines.

Ten en cuenta que las Compañías y los proveedores de servicios externos contratados y/o subcontratados por éstas, pueden hacer uso de cookies y rastreadores en sus canales digitales.

9.2 Tipos de cookies:

Algunas de las cookies o de las otras tecnologías descritas a continuación, o todas ellas, pueden ser almacenadas en tu navegador, aplicación o dispositivo dependiendo de la configuración que se le dé.

  • Cookies estrictamente necesarias: te permiten acceder a funciones esenciales de un servicio, por ejemplo, las preferencias (como el idioma que has elegido), la información relacionada con la sesión (como el contenido de un carrito de la compra), y las optimizaciones de los productos que ayudan a mantener y mejorar ese servicio.
  • Cookies de publicidad: permiten orientar publicidad a los usuarios según lo que encuentran interesante, mejorar los informes sobre los resultados de campañas o evitar que a los usuarios se les muestren anuncios que ya hayan visto.
  • Cookies de análisis: ayudan a recoger datos que permiten a los servicios entender cómo interactúas con un servicio en esta información se usa para: (i) mejorar el contenido de los servicios y sus funciones, y así ofrecerte una mejor experiencia, (ii) ayudar a los sitios y las aplicaciones a entender cómo interactúan los visitantes con sus servicios.
  • Cookies de personalización: mejoran tu experiencia proporcionándote contenido y funciones personalizados, dependiendo de la configuración de la aplicación o dispositivo.

9.3 Cookies y rastreadores en la APP de Avianca:

Aerolíneas del Continente Americano S.A. (Avianca) utiliza los siguientes rastreadores y/o permisos dentro de su APP, sobre los Datos Personales obtenidos a través de la Aplicación de Avianca:

Permisos

Descripción y finalidad

 

ACCESS_COARSE_ LOCATION

Permite a la App obtener la ubicación aproximada del dispositivo y del titular.

Se usa para la sección denominada “descubrir” donde se precargan promociones según la ciudad donde se encuentre el usuario.

ACCESS_NETWORK_ STATE

Permite a la App obtener información sobre la conexión a internet que tiene el dispositivo.

FOREGROUND_ SERVICE

Permite a la App monitorear el uso de la batería del dispositivo que utiliza la App, con el fin de determinar la cantidad de batería que se consume a través de la App.

INTERNET

Permite a la App realizar conexiones a internet y generar peticiones hacia otros sitios web, para interactuar con los componentes del backend a los que se conecta la App.

WAKE_LOCK

Permite a la App que el procesador no se duerma o que la pantalla no se atenúe ni se bloquee rápidamente.

RECEIVE

Permite a la App recibir notificaciones push. Nivel: Normal.

BIND_GET_INSTALL_ REFERRER_SERVICE

Permite a la App la integración con analítica. Se usa para analizar información anónima agregada sobre el número de instalaciones, eliminaciones y la efectividad de las campañas publicitarias en el dispositivo.

AD_ID

Permite a la App identificar si puede remitir publicidad a través de Google, e indicarlo al usuario.

POST_NOTIFICACION

Permite a la App identificar el manejo de notificaciones push, y permite el envío de notificaciones promocionales u operacionales.

Para el desarrollo de las finalidades arriba mencionadas, las Compañías, en calidad de Responsables del Tratamiento, pueden compartir, trasmitir y/o transferir tus Datos Personales a nivel nacional o internacional, con las siguientes categorías de terceros y/o destinatarios:

  • Autoridades nacionales e internacionales de control y vigilancia administrativas, de migración, de policía, judiciales, aduaneras y/o aeronáuticas, así como con las demás entidades gubernamentales que regulan los servicios ofrecidos por las Compañías, en el marco de sus competencias.
  • Operadores de aeropuerto y/o terceros que prestan servicios de asistencia en tierra en los lugares en que las Compañías tienen presencia.
  • Compañías aéreas con las que las Compañías tengan un código compartido. Estas empresas tratarán tus Datos Personales en calidad de Responsable del Tratamiento y de acuerdo con sus propias políticas de tratamiento.
  • Aseguradoras, representantes y agentes comerciales, operadores, miembros de las alianzas aéreas de las que las aerolíneas hacen parte y/o administradores de programas de lealtad.
  • Empresas de alquiler de vehículos, alojamiento/hoteles y/o empresas de transporte terrestre, cuando tu reserva incluya este tipo de servicios, caso en el cual dichas empresas serán identificadas en tu reserva. 
  • Terceros aliados que desarrollen o celebren actividades comerciales, de conocimiento del cliente, satisfacción de necesidades, identificación de intereses, con las Compañías.
  • Proveedores y/o subcontratistas de las Compañías, y aquellos que provean servicios complementarios a los servicios de transporte aéreo como: alimentos, entretenimiento, asistencia en tierra, asistencia de personas con situaciones de discapacidad, acompañamiento, etc.
  • Entidades financieras, pasarelas de pago y de procesamiento de pago.

ABRA GROUP LIMITED es la casa matriz de las Compañías y está situada en Reino Unido con presencia internacional por lo que, tiene algunos de los Encargados del Tratamiento están situados en diferentes países, por lo tanto, es posible que en algunos casos los destinatarios de la información y de los Datos Personales estén situados fuera del país donde fueron recolectados en principio, dado que es necesario poder cumplir con la ejecución del servicio solicitado y/o sus complementarios, escogiendo para ello alternativas de proveedores que cumplan con los estándares de calidad de la Compañía, y cuando corresponda a motivos legalmente estipulados, todo ello bajo el amparo de la normativa aplicable.

Para mantener un nivel de protección adecuado, las Compañías celebran acuerdos legales vinculantes: acuerdos de transmisión, cláusulas contractuales, estándares, acuerdos de transferencia y demás acordes con los estándares de la industria y la legislación aplicable.

Los servidores y/o centros de cómputo propiedad de las Compañías y los de terceros en los que almacenan los Datos Personales de los Usuarios, se encuentran localizados en servidores ubicados en Colombia y en El Salvador.

Las Compañías cuentan con políticas, procedimientos y estándares de seguridad de la información, cuyo objetivo es proteger y preservar la integridad, confidencialidad y disponibilidad de tus Datos Personales, independientemente del medio y/o formato donde se encuentren almacenados o ubicados, de forma temporal o permanente, así como la forma en que estos sean transmitidos. 

En este sentido, las Compañías se apoyan en herramientas tecnológicas de seguridad e implementan prácticas de seguridad reconocidas en la industria, que incluyen: transmisión y almacenamiento de información a través de mecanismos seguros, tales como cifrado, uso de protocolos seguros, aseguramiento de componentes tecnológicos, restricción de acceso a la información solo a personal autorizado, respaldo de información, prácticas de desarrollo seguro de software, Firewalls, antivirus, IPS entre otros.

Los terceros contratados por las Compañías que deban realizar Tratamiento de tus Datos Personales están igualmente obligados a adherirse y dar cumplimiento a la presente Política de Privacidad, y a conocer las medidas y lineamientos establecidos en los manuales de seguridad de la información y los protocolos de seguridad de las Compañías, los cuales les serán puestos a disposición, con el fin de procurar un estándar común de cumplimiento.

Como Titular de los Datos Personales tienes derechos frente al Tratamiento de tus Datos Personales de acuerdo con las leyes aplicables5 en la materia, derechos que se enuncian a continuación:

  • Conocer, actualizar y rectificar sus Datos Personales frente al Responsable o al Encargado del Tratamiento.
  • Solicitar prueba de la autorización otorgada al Responsable del Tratamiento, salvo cuando la autorización expresamente se exceptúe de conformidad en lo previsto en la legislación aplicable.
  • Ser informado de forma transparente por el Responsable del Tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a la información y Datos Personales.
  • Presentar ante las Autoridades competentes quejas por infracciones al régimen de protección de Datos Personales que le sea aplicable.
  • Revocar la autorización y/o solicitar la supresión de la información y Datos Personales en los términos de la presente Política de Privacidad.
  • Acceder a su información y Datos Personales que hayan sido objeto de Tratamiento, previa solicitud a las Compañías, en los términos que la normatividad vigente establece y que le sea aplicable.

5. De acuerdo con el ámbito de aplicación del país o territorio donde se ejecute el Tratamiento de los Datos Personales, puede tener también derecho a oponerse, limitar y/o solicitar la portabilidad del Tratamiento de sus Datos Personales.

Sin perjuicio de la aplicación de estipulaciones y procedimientos específicos y/o propios de las leyes aplicables, a continuación, se señala el procedimiento y canales para que puedas ejercer tus derechos como Titular.

Recuerda consultar los Anexos de la presente Política de Privacidad para el país en el que se recolectan tus Datos Personales. En caso de diferencia entre el procedimiento aquí establecido y los procedimientos para el ejercicio de los derechos contenidos en las normas locales de cada territorio, primarán las estipulaciones específicas.

Si deseas ejercer cualquiera de los derechos que te asisten como Titular, las Compañías han habilitado el siguiente correo electrónico como canal oficial para la recepción de tus solicitudes, consultas y/o reclamos única y exclusivamente sobre Datos Personales: habeasdata@avianca.com.

Subsidiariamente, podrás enviar tus peticiones en físico a la dirección Calle 77B No 57-103 PISO 21 ED GREEN TOWERS Barranquilla, Colombia.

13.1 Acreditación de la titularidad y contenido mínimo de la solicitud

Para ejercer tus derechos como Titular, debes acreditar tu identidad y titularidad ante las Compañías, para que éstas puedan evitar la consulta, uso y/o acceso no autorizado o fraudulento por personas no autorizadas y/o que no tengan mandato legal para actuar en tu nombre.

Cuando la petición sea formulada por una persona distinta al Titular, el tercero deberá acreditar en debida forma el poder que le ha sido conferido y/o mandato legal para actuar en nombre del Titular enviando los documentos que lo soporten.

La solicitud para ejercer cualquiera de los derechos que le asisten como Titular debe ser presentada de forma escrita por medio del canal habilitado por las Compañías, debe ir dirigida al Responsable del Tratamiento y debe contener, como mínimo, lo siguiente:

  • Datos del Titular, de su representante legal y/o apoderado.
  • Copia del documento de identificación y/o documento equivalente que acredite la identidad del Titular y que sea considerado válido en derecho. En caso de que se actúe a través de representación legal, deberá aportarse el documento de identificación o documento equivalente que acredite la identidad del representante6.
  • Descripción concreta de la petición y mención del derecho invocado.
  • Dirección física y/o electrónica para el envío de respuesta y notificaciones.
  • Documentos que soportan la solicitud (si aplica).

La petición se gestionará únicamente cuando se pueda acreditar la identidad y Titularidad del solicitante y se cumpla con los requisitos anteriormente mencionados. En caso de que las Compañías requieran información adicional, podrá solicitársele que complete su solicitud.

13.2 Consultas

Tú, tu representante legal o apoderado podrán consultar gratuitamente si las Compañías realizan Tratamiento de sus Datos Personales, las finalidades del Tratamiento, los destinatarios, el tipo de Datos Personales propio que repose en las bases de datos de las Compañías, el tiempo de retención de sus Datos Personales, entre otros.

Este derecho a realizar consultas no debe afectar negativamente los derechos y libertades de los demás titulares.

13.3 Reclamos

Tú, tu representante legal y/o apoderado podrán presentar reclamos ante el Responsable del Tratamiento cuando consideren que tus Datos Personales deben ser objeto de corrección, rectificación, actualización, supresión, y/o adviertan un presunto incumplimiento de las obligaciones para el Tratamiento de los Datos Personales establecidas en las legislaciones aplicables. Es importante que tengas presente que el derecho de reclamo no debe afectar negativamente los derechos y libertades de otros titulares de los Datos Personales.

En cualquier caso, como Titular, tienes derecho a presentar reclamos ante la Autoridad local correspondiente para la protección de tus Datos Personales, siguiendo los requisitos de procedibilidad previstos en la legislación aplicable. Recuerda que algunas legislaciones solicitan como requisito de procedibilidad acudir en primera instancia ante el Responsable del Tratamiento. Para nosotros es muy importante poder conocer directamente de los Titulares sus inconformidades y/o comentarios, así que cuenta con nuestro total interés en atender tus solicitudes a través del canal habilitado habeasdata@avianca.com.

Es posible que las Compañías no puedan contestar la totalidad de tu solicitud o darte el acceso total o parcial a cierta información, en los siguientes supuestos:

  • Cuando el solicitante no sea el Titular, o el representante legal acreditado para ello.
  • Cuando en la base de datos de las Compañías no se encuentren los Datos Personales del solicitante.
  • Cuando exista impedimento legal o resolución por parte de una autoridad para negar dichas peticiones.
  • Cuando la rectificación, cancelación u oposición haya sido previamente realizada, de manera que la solicitud carezca de materia.
  • Cuando tu solicitud afecte o pueda afectar los derechos de terceros titulares de datos personales. 

En estos casos te explicaremos hasta donde podemos atender tu solicitud y te orientaremos para que puedas completar o dirigirte de la manera que sea requerida para recibir la información solicitada.

13.4 Términos de respuesta

Serán aquellos aplicables en cada jurisdicción, para lo cual recuerda remitirte al Anexo correspondiente en esta Política de Privacidad.

6. Si envía a las Compañías copia de su documento de identificación personal, se recomienda tachar u ocultar los Datos Personales que no esté relacionada con: su nombre, apellido, dirección y número de identificación.

Solo conservaremos tus Datos Personales durante el tiempo que sea razonablemente necesario para cumplir los fines para los que los recogimos, incluido el cumplimiento de cualquier requisito legal, reglamentario, fiscal, contable o de información. Podremos conservar tus datos personales durante un periodo más largo en caso de reclamación o si creemos razonablemente que existe una perspectiva de litigio con respecto a nuestra relación contigo.

Para determinar el periodo de conservación adecuado de los Datos Personales, tenemos en cuenta la cantidad, la naturaleza y la sensibilidad de los Datos Personales, el riesgo potencial de daño derivado del uso o la divulgación no autorizados de tus datos personales, los fines para los que procesamos sus Datos Personales y si podemos alcanzar dichos fines por otros medios, así como los requisitos legales, normativos, fiscales, contables o de otro tipo aplicables.

Así, conservaremos tus Datos Personales mientras mantengas una relación comercial con cualquiera de las Compañías, y 6 años más como máximo, salvo que exista un deber contractual, una disposición legal o una orden de una Autoridad que obligue a las Compañías a conservarlos durante un plazo distinto.

Las Compañías se reservan el derecho de efectuar en cualquier momento modificaciones y/o actualizaciones a esta Política de Privacidad, para la atención de novedades legislativas, políticas internas o nuevos requerimientos para la prestación u ofrecimiento de sus servicios o productos. Estas modificaciones estarán disponibles al público a través de los canales principales de las Compañías, tales como su página web, la App y cualquier otro medio que las Compañías consideren puedan incrementar el grado de difusión y transparencia en la información.

Sujeto a las leyes aplicables, la versión en español de esta Política de Privacidad prevalecerá sobre cualquier versión divulgada en otro idioma. En el evento en que exista cualquier inconsistencia entre la versión en español y cualquier traducción de esta Política de Privacidad en otro idioma, prevalecerá la versión en español.

Esta Política de Privacidad es efectiva desde el día de su publicación, reemplazando las versiones anteriores de la Política que hayan sido publicadas. Las Compañías podrán enmendar, modificar o retirar cualquier parte de su contenido en cualquier momento y cuando se trate de cambios sustanciales, te informaremos de estos antes o a más tardar al momento de implementar las nuevas políticas, lo anterior, a través de la publicación del texto actualizado en este sitio y/o mediante el envío al Titular de los Datos Personales por medio de otro mecanismo de aceptación.

Otras Políticas de Privacidad

Conoce todo el detalle de la Política de Privacidad de talento humano, accionistas y proveedores

Reconocemos la importancia de la seguridad, privacidad y confidencialidad de la información personal que los Titulares de la información suministran a nuestras Compañías a través de los diversos canales habilitados (incluyendo sitios web, aplicaciones, documentos físicos), y estamos comprometidas con la protección y Tratamiento adecuado de los mismos, conforme al régimen legal de protección de datos personales aplicable a cada territorio donde operemos.

Comunicar a los Titulares de la información personal, el tipo de datos, las finalidades del Tratamiento, la protección y los derechos que le asisten como Titular de la información y los procedimientos para ejercerlos.

Responsable del tratamiento: Aerovías del Continente Americano S.A. Avianca
Nº registro: 890.100.577-6 NIT
Dirección postal: Calle 26# 59-15 (Bogotá D.C., Colombia)
Teléfono: +57 (601) 587 7700
E-mail: habeasdata@avianca.com

Dirección de Riesgos, Seguridad y Cumplimiento de la Información.

4.1 ¿Quiénes somos?

4.1.1 Las compañías

Aerovías del Continente Americano S.A. Avianca, sociedad comercial incorporada en la República de Colombia quien actúa en calidad de empleador, directamente o a través de sus sucursales legalmente constituidas en los territorios de Argentina, Aruba, Colombia, Brasil, Curazao, España, Londres, Panamá y Venezuela.

Tampa Cargo S.A.S., sociedad comercial incorporada en la República de Colombia, quien actúa en calidad de empleador, directamente o a través de sus sucursales legalmente constituidas en los territorios de Colombia y Estados Unidos.

Taca International Airlines  S.A., sociedad comercial incorporada en la República de El Salvador, quien actúa en calidad de empleador, directamente o a través de sus sucursales legalmente constituidas en los territorios de El Salvador y Guatemala.

Trans American Airlines  S.A., sociedad comercial incorporada en la República de Perú quien actúa en calidad de empleador, directamente o a través de sus sucursales legalmente constituidas en los territorios de Argentina, Bolivia, Brasil, Guatemala, Paraguay y Perú.

Avianca Ecuador S.A., sociedad comercial incorporada en la República de Ecuador, quien actúa en calidad de empleador en el territorio de Ecuador.

Líneas Aéreas Costarricenses S.A. Lacsa, sociedad comercial incorporada en la República de Costa Rica, quien actúa en calidad de empleador, directamente o a través de sus sucursales legalmente constituidas en los territorios de Costa Rica, Cuba, República Dominicana y Venezuela.

Aviateca S.A., sociedad comercial incorporada en la República de Guatemala, quien actúa en calidad de empleador en el territorio de Guatemala.

Aviaservicios S.A., sociedad comercial incorporada en la República de Guatemala, quien actúa en calidad de empleador en el territorio de Guatemala.

Pitasa S.A., sociedad comercial incorporada en la República de Guatemala, quien actúa en calidad de empleador directamente en el territorio de Guatemala.

American Central Corporation, sociedad comercial incorporada en los Estados Unidos de América, quien actúa en calidad de empleador, directamente o a través de sus sucursales legalmente constituidas en los territorios de Estados Unidos, Canadá y Puerto Rico.

Grupo Taca de Chile S.A., sociedad comercial incorporada en la República de Chile, quien actúa en calidad de empleador en el territorio de Chile.

Isleña de Inversiones, S.A. de C.V., sociedad comercial incorporada en la República de Honduras, quien actúa en calidad de empleador en el territorio de Honduras.

Servicio Terrestre, Aéreo y Rampa S.A., sociedad comercial incorporada en la República de Costa Rica, quien actúa en calidad de empleador en el territorio de Costa Rica.

Servicios Aéreos Nacionales S.A., sociedad comercial incorporada en la República de Costa Rica, quien actúa en calidad de empleador en el territorio de Costa Rica.

Servicios Aeronáuticos PilotCrew-CR S.A., sociedad comercial incorporada en la República de Costa Rica, quien actúa en calidad de empleador en el territorio de Costa Rica.

Servicios Misceláneos Australes S.A., sociedad comercial incorporada en la República de Costa Rica, quien actúa en calidad de empleador en el territorio de Costa Rica.

Tripulantes de Taca S.A., sociedad comercial incorporada en la República de Costa Rica, quien actúa en calidad de empleador en el territorio de Costa Rica.

Vu-Marsat S.A., sociedad comercial incorporada en la República de Costa Rica, quien actúa en calidad de empleador en el territorio de Costa Rica.

Taca de Costa Rica S.A., sociedad comercial incorporada en la República de Costa Rica, quien actúa en calidad de empleador en el territorio de Costa Rica.

Pilotos de Taca S.A. de C.V., sociedad comercial incorporada en la República de El Salvador, quien actúa en calidad de empleador en el territorio de El Salvador.

Technical and Training Services, S.A. de C.V., sociedad comercial incorporada en la República de El Salvador, quien actúa en calidad de empleador en el territorio de El Salvador.

Avianca Inc., sociedad comercial incorporada en los Estados Unidos de América, quien actúa en calidad de empleador en el territorio de Estados Unidos.

Taca de Honduras S.A. de C.V., sociedad comercial incorporada en la República de Honduras, quien actúa en calidad de empleador en el territorio de Honduras.

Grupo Taca Panamá S.A., sociedad comercial incorporada en la República de Panamá, quien actúa en calidad de empleador en el territorio de Panamá.

Nicaragüense de Aviación S.A., sociedad comercial incorporada en la República de Nicaragua, quien actúa en calidad de empleador en el territorio de Nicaragua.

Taca de México S.A., sociedad comercial incorporada en Los Estados Unidos de México, quien actúa en calidad de empleador en el territorio de México.

C.R. Int'l Enterprises, Inc., sociedad comercial incorporada en los Estados Unidos de América, quien actúa en calidad de empleador en el territorio de Estados Unidos.

Todas denominadas en adelante individual y colectivamente como las Compañías, quienes para efectos de la prestación y comercialización de los servicios de transporte aéreo de pasajeros y productos y servicios conexos tales como paquetes turísticos, servicios de transporte aéreo y/o terrestre de carga, servicios de mensajería expresa y servicios de courier, servicios aeroportuarios, servicios de entrenamiento y capacitación, programas de lealtad, podemos actuar bajo las marcas comerciales AVIANCA, AVIANCA ECUADOR S.A., AVIATECA, LACSA, TACA, AVIANCA CARGO, AVIANCA SERVICES, AVIANCA TOURS, DEPRISA, PREFERENCIA "Programa para viajes empresariales", AVIANCA EXPERIENCE AIRPASS, AVIANCA STORE, o solo bajo la marca comercial AVIANCA, todas respectivamente y como corresponda  Responsables y/o Encargadas del Tratamiento de la información y los datos personales.

4.2  Aceptación de esta Política de Privacidad y Finalidades del Tratamiento de la información

Para efectos de esta Política, se entiende por “Tratamiento” cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión de los mismos.

La aceptación de esta Política de Privacidad y del Tratamiento de los datos personales conforme a los términos de la misma, ocurre cuando el Candidato y/o Aspirante, Colaborador Vinculado mediante contrato de trabajo, Tercero Vinculado, Colaborador Pensionado y/o Jubilado, proporciona sus datos personales a través de cualquier canal o medio establecido por Las Compañías, para la correcta ejecución de los diferentes procesos y procedimientos de Talento Humano.

Conforme se define en este documento, el colaborador vinculado mediante contrato de trabajo y/o los terceros vinculados, que suministren datos personales propios y/o datos personales de Titulares pertenecientes a su grupo familiar y/o de sus beneficiarios, conoce y acepta que las Compañías realizan Tratamiento de información personal, para las finalidades previstas en esta Política, garantizando la transparencia y cumplimiento de las regulaciones actuales y de las políticas internas de la Organización, cuando el Colaborador vinculado mediante contrato de trabajo y/o los terceros vinculados actúen mediante representación o estipulación en favor de otro o por otro, se entiende que lo hacen bajo el principio de buena fe.

Al aceptar esta Política de Privacidad, y al momento de firmar la autorización en la firma del contrato, cada uno de los Titulares de la información (incluyendo los del grupo familiar y/o beneficiarios del Colaborador vinculado mediante contrato de trabajo y/o los terceros vinculados), autorizan que las Compañías realicen el Tratamiento de su información personal de forma parcial o total, incluyendo su  recolección, almacenamiento, uso, circulación, grabación, procesamiento, transmisión y/o transferencia nacional e internacional, y únicamente para las finalidades aquí descritas:

4.2.1 Gestión de los Procesos relacionados con Talento Humano dentro de las Compañías

  • Tratar la información personal para el adecuado manejo de todos los procesos relacionados con Talento Humano dentro de las Compañías, así como para el envío de información relacionada con dichos procesos, tales como: Promover los procedimientos de verificación y evaluación de los aspirantes en los procesos de selección de las Compañías, control y seguimiento del proceso de contratación, soporte y ejecución de los beneficios colectivos derivados de un contrato de trabajo, tales como, pero sin estar limitados a: la inscripción del colaborador y sus beneficiarios en el sistema AVIAJAR para la emisión de tiquetes beneficio, desprendibles de nómina o boletos de pago, afiliación y pago de las cotizaciones al sistema integral de seguridad social, inscripción y/o actualización de beneficiarios ante el sistema integral de seguridad social, pago de la nómina, cursos de capacitación y formación, atención de actividades de bienestar, gestionar el sistema de seguridad y salud en el trabajo en el ejercicio de las diferentes actividades laborales y/o cualquier otro tipo de información relacionada directa e indirectamente el cumplimiento de las obligaciones derivadas de contrato de trabajo, contrato civil o comercial y con la administración del Talento Humano.
  • Suministrar la información personal a las autoridades de control y vigilancia, administrativas, de policía y judiciales, nacionales e internacionales, en virtud de un requerimiento legal o reglamentario, en defensa de los derechos y/o de la propiedad de las Compañías, de sus clientes, usuarios o de sus sitios web  para la detección o prevención de fraude, lavado de activos, financiación del terrorismo, prevención de conflicto de intereses, detección de personas expuestas pública o políticamente (PEPs),  para la prevención, detección, aprehensión o persecución de actos criminales o cuando Las Compañías de buena fe consideremos que la entrega de la información y datos personales es en el mejor interés para preservar la seguridad interna y/o externa.
  • Permitir el acceso a la información y datos personales a los auditores o terceros contratados para llevar a cabo procesos de auditoría interna o externa propios de la actividad comercial que desarrollamos.
  • Consultar y actualizar la información y los datos personales, en cualquier tiempo, con el fin de mantener la veracidad de la información.
  • Contratar con terceros el almacenamiento y/o procesamiento de la información y datos personales para la correcta ejecución de los procesos y procedimiento propios de Talento Humano, bajo los estándares de seguridad y confidencialidad a los cuales estamos obligados.
  • Transmitir los datos personales a países distintos de aquellos donde se recolecta la información, para lo cual las Compañías procurarán la protección de dichos datos conforme a los estándares legales de seguridad y confidencialidad establecidos en este documento.
  • Transferir su información y sus datos personales en caso de cambio de control de una o más de Las Compañías o de alguna de las unidades de negocio a través de fusión, adquisición, quiebra, escisión, o creación, a la nueva entidad en control de Las Compañías o de la unidad de negocio. Si como consecuencia del cambio de control, hay cambio en el Responsable del Tratamiento de la información y datos personales, dicha situación será informada a los Titulares de la información y de los datos personales, para que ejerzan los derechos de conformidad con la ley aplicable. Las condiciones bajo las cuales los Titulares podrán ejercer sus derechos serán indicadas al momento de informar el cambio de control.

4.3  Campo de aplicación

La presente Política de Privacidad de Datos Personales, así como las finalidades antes descritas, aplican para los Titulares de la información que actúen bajo alguna de las calidades que a continuación se describen.

4.3.1 Candidatos y/o aspirantes a ocupar una vacante, plaza o cargo en las Compañías (en adelante “candidato”)

Se entiende por candidato, aquella persona natural que manifieste a través de cualquier medio dispuesto por las Compañías, su interés de participar en los procesos de atracción del Talento Humano. Al aceptar esta Política de Privacidad, cada uno de los candidatos, actuando en calidad de Titular de la información, autoriza que las Compañías realicen el Tratamiento de los mismos, de forma parcial o total, incluyendo la recolección, almacenamiento, grabación, uso, circulación, procesamiento, supresión, transmisión y/o transferencia a terceros en los términos de la presente Política de Privacidad, para las finalidades descritas en el numeral 6.1 y especialmente para:

  • El envío de correos electrónicos, información relacionada con procesos de selección, administración de las vacantes disponibles en las Compañías, procesos de contratación y/o cualquier otro tipo de información relacionada directa e indirectamente con el cumplimiento de las obligaciones derivadas de contrato de trabajo, civil o comercial con la administración del Talento Humano.
  • Procesos de verificación y consulta de la veracidad de la información, referencias personales y/o laborales, antecedentes disciplinarios y/o judiciales o aquellos relacionados con listas restrictivas de riesgos, prevención de lavado de activos, corrupción y financiación del terrorismo.
  • Consultar y actualizar la información y los datos personales, en cualquier tiempo.

4.3.2 Colaborador vinculado mediante contrato de trabajo

El Colaborador vinculado mediante Contrato de Trabajo, es la persona que está vinculada a través de un contrato laboral con cualquiera de Las Compañías (en adelante “Colaborador vinculado mediante Contrato de Trabajo”). Al aceptar esta Política de Privacidad, el Colaborador vinculado mediante Contrato de Trabajo, actuando en calidad de Titular de la información de los datos personales recolectados, autoriza expresamente que Las Compañías realicen el Tratamiento de los mismos, de forma parcial o total, incluyendo la recolección, almacenamiento, grabación, uso, circulación, procesamiento, supresión, transmisión y/o transferencia a terceros países en los términos de la presente Política de Privacidad, para las finalidades descritas en el numeral 6.1 y especialmente para:

  • Enviar información relacionada con los procesos y procedimientos propios de Talento Humano, tales como: desprendibles de nómina o boletos de pago, beneficios colectivos derivados de un contrato de trabajo, solicitud de información relevante para la Compañía, certificados de retención en la fuente, solicitud de actualización de datos, información de interés, solicitud de documentos, programación de turnos de trabajo, circulares, políticas, manuales, cursos de capacitación y formación, reservas y pre-reservas en uso de los tiquetes beneficio, convenios corporativos, confirmación de váucher para el uso del transporte y/o cualquier otro tipo de información relacionada directa e indirectamente el cumplimiento de las obligaciones derivadas de la existencia de un contrato de trabajo.
  • Verificar la veracidad de la información suministrada, consultar referencias personales y/o laborales, así como consultar en los portales oficiales los antecedentes disciplinarios y/o judiciales.
  • Consultar y actualizar la información y los datos personales, en cualquier tiempo, con el fin de mantener actualizada dicha información.

4.3.3 Terceros vinculados

Son terceros vinculados las personas naturales, distintas de los colaboradores vinculados mediante contrato de trabajo, que presten sus servicios o apoyen la ejecución de algunos procesos en Las Compañías, incluyendo los miembros de las Juntas Directivas de Las Compañías, o se encuentren al servicio de algún contratista o proveedor de bienes y servicios, bien sea persona natural o jurídica, que tiene celebrado un contrato civil o comercial con Las Compañías, y que en razón de cualquiera de estos contratos cumple tareas o funciones de apoyo operativo, técnico, administrativo o comercial, (en adelante “Tercero vinculado”).

Al aceptar esta Política de Privacidad, el Tercero Vinculado, actuando en calidad de Titular de la información, autoriza expresamente que las Compañías realicen el Tratamiento de los mismos, de forma parcial o total, incluyendo la recolección, almacenamiento, grabación, uso, circulación, procesamiento, supresión, transmisión y/o transferencia a terceros en los términos de la presente Política de Privacidad, para las finalidades descritas en el numeral 6.1 y especialmente para:

  • Enviar información relacionada con los procesos y procedimientos propios de Talento Humano, tales como: confirmación de reservas y pre-reservas generadas a través de los sistemas de la Organización, convenios corporativos y/o cualquier otro tipo de información relacionada directa e indirectamente con el cumplimiento de las obligaciones derivadas de la existencia de un contrato civil o comercial con las Compañías.
  • Consultar y actualizar la información y los datos personales, en cualquier tiempo, con el fin de mantener actualizada dicha información.

4.3.4 Grupo familiar y/o beneficiario

Se entiende por Grupo Familiar, todas aquellas personas naturales que tienen un vínculo de consanguinidad y/o civil con cualquier Colaborador vinculado mediante Contrato de Trabajo o tercero vinculado, que disfrute de los beneficios otorgados de manera directa por las Compañías. Es beneficiario, aquella persona natural que sea registrada en los sistemas de administración de Talento Humano por un colaborador vinculado mediante contrato de trabajo o por un tercero vinculado, para el otorgamiento de los beneficios entregados de manera directa por Las Compañías (en adelante “Grupo familiar y/o beneficiario”).

4.3.5 Colaborador retirado

Es aquella persona natural que tuvo un vínculo laboral generado por un contrato de trabajo con alguna de Las Compañías y que terminó por cualquiera de las causas legales establecidas (en adelante “Colaborador retirado”).

Al aceptar esta Política de Privacidad, el Colaborador Retirado, actuando en calidad de Titular de la información, autoriza expresamente que las Compañías realicen el Tratamiento de los mismos, de forma parcial o total, incluyendo la recolección, almacenamiento, grabación, uso, circulación, procesamiento, supresión, transmisión y/o transferencia a terceros en los términos de la presente Política de Privacidad, para las finalidades descritas en el numeral 6.1 y especialmente para:

  • Envío de correos electrónicos, información relacionada con los procesos y procedimientos propios de Talento Humano y que puedan surgir después de la terminación del contrato de trabajo, tales como: confirmación de reservas y pre-reservas generadas a través de los sistemas, convenios corporativos y/o cualquier otro tipo de información relacionada directa e indirectamente con el cumplimiento de obligaciones que se puedan derivar después de la terminación del contrato de trabajo.

4.3.6 Colaborador jubilado/pensionado

Es aquella persona natural que tuvo un vínculo laboral generado por un contrato de trabajo con alguna de Las Compañías y se terminó con ocasión al reconocimiento de su derecho pensional de manera directa por Las Compañías o reconocida a través del Sistema de Seguridad Social (en adelante “Colaborador Jubilado /Pensionado”).

Al aceptar esta Política de Privacidad, el Colaborador Jubilado o Pensionado, actuando en calidad de Titular de la información, autoriza que las Compañías realicen el Tratamiento de los mismos, de forma parcial o total, incluyendo la recolección, almacenamiento, grabación, uso, circulación, procesamiento, supresión, transmisión y/o transferencia a terceros en los términos de la presente Política de Privacidad, para las finalidades descritas en el numeral 2 y especialmente para:

  • Envío de información relacionada con los procesos y procedimientos propios de Talento Humano, tales como: confirmación de reservas y pre- reservas generadas a través de los sistemas y/o cualquier otro tipo de información relacionada directa e indirectamente con el cumplimiento de obligaciones que se puedan derivar de la terminación del contrato de trabajo o de gestión de información como pensionado/jubilado.

4.3.7 Cualquier otro Titular interesado de información que repose en los archivos de administración de personal (en adelante “otro interesado”)

Al aceptar esta Política de Privacidad, cualquier Otro Titular Interesado, actuando en calidad de Titular de la información de los datos personales recolectados, autoriza expresamente que Las Compañías realicen el Tratamiento de los mismos, de forma parcial o total, la recolección, almacenamiento, grabación, uso, circulación, procesamiento, supresión, transmisión y/o transferencia a terceros en los términos de la presente Política de Privacidad, para las finalidades descritas en el numeral 6.1 y especialmente para: 

  • Envío de información relacionada con los procesos y procedimientos propios de Talento Humano, tales como: confirmación de reservas y pre-reservas generadas a través de los sistemas internos, convenios corporativos y/o cualquier otro tipo de información relacionada directa e indirectamente el cumplimiento de las obligaciones derivadas de un contrato civil o comercial celebrado con alguna de Las Compañías.

4.4  Información y datos personales que tratamos

Las Compañías pueden recolectar información y datos personales de: candidatos, colaboradores vinculados mediante contrato de trabajo, terceros vinculados, grupo familiar y/o beneficiario, colaborador retirado, pensionado/ jubilado, y/o cualquier otro Titular interesado, la cual puede variar en razón de requerimientos de autoridades locales, facilidades tecnológicas, naturaleza del contrato, naturaleza de los beneficios legales y extralegales, entre otros. Para tales efectos, se puede recolectar la siguiente información y datos personales, los cuales pueden ser almacenados y/o procesados en servidores ubicados en centros de cómputo, ya sean propios o contratados con terceros, que pueden estar localizados en la nube o distintos países:

Para el caso de candidatos a ocupar un cargo en Las Compañías, se hace Tratamiento de: nombres y apellidos, tipo y número de identificación, nacionalidad, fecha de nacimiento, género, estado civil, teléfonos fijos y celulares de contacto del candidato y de las referencias personales y laborales que informa en su hoja de vida, direcciones postales y electrónicas del candidato y de las referencias personales y laborales que informa en su hoja de vida, fax (personal y/o laboral), profesión u oficio, perfil Académico, perfil Profesional.

Para el caso de trabajadores activos, pensionados, jubilados y demás personas que hayan tenido un contrato de trabajo con Las Compañías: nombres y apellidos, tipo y número de identificación, fecha de nacimiento, género, estado civil, teléfono residencia, teléfono celular, fax (personal y/o laboral), profesión u oficio, perfil Académico, perfil Profesional, fecha ingreso, nacionalidad, departamento, grupo sanguíneo, nombre de la Madre, nombre del Padre. Nombre de miembros del grupo familiar a incluir como beneficiarios de tiquetes, empleo anterior, deficiente físico, relación con algún funcionario – grado de parentesco, tipo Contrato, término Contrato, bono Transporte, Ingg para pax, Sindicato de Contribución, cargo, sueldo, función, perfil del cargo, días laborados semana, jornada mensual, jornada semanal, tipo pago, cuenta Bancaria para pagos de nómina, agencia pago, fondo Cesantía, fondo Salud, fondo Pensión, Caja Compensación Familiar, Entidad prestadora de salud EPS, Entidad de medicina prepagada, certificaciones de exámenes médicos de ingreso, periódicos y de retiro.

Otros datos necesarios para la ejecución de la relación contractual:

Para los terceros vinculados (entendidos estos como: las personas naturales, distintas de los trabajadores vinculados mediante contrato de trabajo, que presten sus servicios a las Compañías bajo cualquier contrato diferente del contrato laboral, o que se encuentren al servicio de algún contratista o proveedor de bienes o servicios, bien sea persona natural o jurídica, que tiene celebrado un contrato civil o comercial con las Compañías, y que en razón de cualquiera de estos contratos cumple tareas o funciones de apoyo operativo, técnico, administrativo o comercial): nombres y apellidos, tipo y número de identificación, Fecha de nacimiento, género, estado civil, teléfono residencia, teléfono celular, direcciones postales y electrónicas (personales y/o laborales), fax (personal y/o laboral), profesión u oficio, perfil Académico, perfil Profesional, nacionalidad, departamento, relación con algún funcionario – grado de parentesco, tipo Contrato, término Contrato.

Para el caso del grupo familiar y beneficiarios (hace referencia a datos de familiares para el disfrute de beneficios de tiquetes o beneficios extralegales de acuerdo con los datos de hoja de vida y formato de inscripción "Documentos beneficiarios"): nombre (beneficiario), documento de identidad, fecha inicio vigencia (fecha ingreso a Compañía del colaborador), fecha nacimiento (de beneficiario), nacionalidad, departamento, país, sexo, parentesco con colaborador.

Los Titulares de la información no estarán obligados en ningún evento a autorizar el Tratamiento de datos sensibles. Sin perjuicio de lo anterior, en los casos en que para hacer posible la correcta administración de los procesos de talento Humano, los Titulares suministren algún dato personal sensible a las Compañías, se entiende que se ha autorizado su uso, para las finalidades expresas en este documento, lo cuales serán tratados de acuerdo a la política de seguridad de la compañía.

Adicionalmente, para fines de seguridad, las Compañías pueden recolectar, almacenar, compartir y cotejar con distintas autoridades administrativas, de control y vigilancia, autoridades de policía y autoridades judiciales, nacionales e internacionales, la información y datos personales, incluyendo datos biométricos, obtenidos a través de cualquier dispositivo biométrico, de grabación de imagen, audio o video, ubicados en nuestras instalaciones, (tales como oficinas administrativas, puntos de venta, salas VIP, módulos de atención en aeropuertos, oficinas administrativas ubicadas en los diferentes aeropuertos, áreas restringidas de los aeropuertos). Las Compañías informan de este hecho al público en general mediante la publicación de Avisos de Privacidad situados en los lugares de recolección de datos personales.

4.5  Vigencia del tratamiento de la información y datos personales

La información suministrada por los candidatos a ocupar un cargo vacante dentro de Las Compañías permanecerá almacenada hasta por el término de un (1) año contado a partir de la fecha del último Tratamiento, para ser tenido en cuenta en futuros procesos de selección en donde participe el candidato.

La información suministrada por los trabajadores activos, trabajadores retirados, pensionados, jubilados y demás personas que hubieren tenido un vínculo laboral directo con Las Compañías, permanecerá hasta por el término de dos (2) años contados a partir de la fecha del ultimo Tratamiento, en cumplimiento de obligaciones legales y/o contractuales a su cargo, o por todo el tiempo necesario para atender las disposiciones aplicables a la materia de que se trate y a los aspectos administrativos, contables, fiscales, jurídicos e históricos de la información, o en todo evento previsto en la ley.

Finalizado el periodo precaucional de dos (2) años, la historia laboral es almacenada físicamente, en medios electrónicos o demás medios que se dispongan por Las Compañías para tal fin, por todo el tiempo necesario para atender las disposiciones legales y/o contractuales a su cargo, especialmente en políticas corporativas, obligaciones legales y/o contractuales o por todo el tiempo necesario para atender las disposiciones aplicables a la materia de que se trate y a los aspectos administrativos, contables, fiscales, laborales y de seguridad social, jurídicos e históricos de la información, o en todo evento previsto en la ley.

4.6  Veracidad de la información

Es obligación del Titular interesado, suministrar información veraz sobre sus datos personales para la realización de los procesos de: Atracción del Talento Humano y formalización del vínculo laboral, así como para hacer posible la prestación del servicio personal contratado, para la administración de beneficios y obligaciones laborales legales y extralegales de Las Compañías como empleadores, bajo cuyas condiciones aceptan entregar la información requerida.

Las Compañías presumen la veracidad de la información suministrada y no verificamos, ni asumimos la obligación de verificar la identidad, así como tampoco la autenticidad de los documentos entregados por los Titulares de los datos, ni la vigencia, suficiencia y autenticidad de los datos que cada uno de ellos proporcione. Por tanto, no asumimos responsabilidad por daños y/o perjuicios de toda naturaleza que pudieran tener origen en la falta de veracidad, vigencia, suficiencia o autenticidad de la información, incluyendo daños y perjuicios que puedan deberse a la homonimia o a la suplantación de la identidad. Todo lo anterior, sin perjuicio de las sanciones de carácter administrativo/disciplinario y consecuencias jurídicas derivadas de la existencia de la relación laboral y que pueden implementar Las Compañías, conforme a lo establecido en la legislación laboral y políticas internas.

4.7  Información de niños, niñas y adolescentes menores de edad

Las Compañías, podrán ser depositarias de información de niños, niñas y adolescentes menores de edad, que tengan un vínculo de consanguinidad o afinidad o simplemente sean parte del grupo familiar del colaborador vinculado mediante contrato de trabajo, tercero vinculado, grupo familiar y/o beneficiario, colaborador retirado, pensionado/ jubilado, y/o cualquier otro Titular interesado a Las Compañías. En el evento en que los padres o representantes legales de estos menores detecten un Tratamiento de datos no autorizado podrán presentar sus consultas o reclamaciones al correo electrónico habeasdata@avianca.com.Las Compañías velaremos por el uso adecuado de los datos personales de los niños, niñas y adolescentes menores de edad, garantizando que en el Tratamiento de sus datos se respeten las leyes que les sean aplicables, así como el interés superior de ellos, y sus derechos fundamentales y en lo posible, teniendo en cuenta su opinión como Titulares de sus datos personales.

4.8  Uso de cookies

Las Compañías pueden hacer uso de cookies y otras tecnologías similares, en sus páginas web, aplicaciones móviles, kioskos electrónicos y en los dispositivos electrónicos utilizados para acceder a éstos, con el fin de conocer la procedencia, incrementar la funcionalidad y la accesibilidad de los sitios web, verificar que los usuarios cumplan con los criterios requeridos para procesar sus solicitudes y para adaptar sus productos y servicios a las necesidades de los usuarios, pudiendo obtener la siguiente información general:

1. El tipo de navegador y sistema operativo utilizado.

2. Los sitios web visitados.

3. La dirección IP.

4. Duración del tiempo de navegación.

5. Idioma del dispositivo.

6. Los vínculos a los que se accede.

7. El sitio visitado antes de entrar a avianca.com.

Estas cookies, y otras tecnologías similares pueden ser deshabilitadas y eliminadas por el Usuario cuando él lo desee. Para este efecto el candidato, colaborador vinculado mediante contrato de trabajo, tercero vinculado, grupo familiar y/o beneficiario, colaborador retirado, pensionado/ jubilado, y/o cualquier otro Titular interesado, pueden consultar y/o solicitar la ayuda del navegador de Internet que utilicen

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4.9  Protección, seguridad y confidencialidad de la información y datos personales

La protección, seguridad y confidencialidad de la información y datos personales de los Titulares de la información, es de vital importancia para las Compañías. Se establecieron políticas, procedimientos y estándares de seguridad de la información, los cuales podrán cambiar en cualquier momento a discreción de las Compañías, cuyo objetivo es proteger y preservar la integridad, confidencialidad y disponibilidad de la información y datos personales, independientemente del medio o formato donde se encuentren, de su ubicación temporal o permanente o de la forma en que éstos sean transmitidos. En este sentido, nos apoyamos en herramientas tecnológicas de seguridad e implementamos prácticas de seguridad reconocidas en la industria, que incluyen: transmisión y almacenamiento de información sensible a través de mecanismos seguros, tales como cifrado, uso de protocolos seguros, aseguramiento de componentes tecnológicos, restricción de acceso a la información sólo a personal autorizado, respaldo de información, prácticas de desarrollo seguro de software, entre otros.

Todo contrato de las Compañías con terceros (contratistas, consultores externos, colaboradores temporales, etc.) que involucre el Tratamiento de información y datos personales de candidato, colaborador vinculado mediante contrato de trabajo, tercero vinculado, grupo familiar y/o beneficiario, colaborador retirado, pensionado/ jubilado, y/o cualquier otro Titular interesado, incluye un acuerdo de confidencialidad que detalla sus compromisos para la protección, cuidado, seguridad y preservación de la confidencialidad, integridad y privacidad de los mismos.

4.10 Derechos que le asisten al Titular de la información

Se le informa al Titular de la información sobre los derechos que las leyes aplicables le conceden como Titular de sus datos personales y que se enuncian a continuación:

  • Conocer, actualizar y rectificar su información y datos personales frente a la entidad Responsable del Tratamiento o encargada del Tratamiento de su información y datos personales.
  • Solicitar prueba de la autorización otorgada al Responsable del Tratamiento salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento.
  • Ser informado por el Responsable del Tratamiento o el encargado del Tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a la información y datos personales.
  • Presentar ante las autoridades competentes quejas por infracciones al régimen de protección de datos personales que le sea aplicable.
  • Revocar la autorización y/o solicitar la supresión de la información y datos personales en los términos de la presente Política de Privacidad.
  • Acceder a su información y datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento, previa solicitud a Las Compañías, en los términos de la normatividad vigente que le sea aplicable. Para consultas cuya periodicidad sea mayor a una por cada mes calendario, Las Compañías cobraremos al Titular que solicite dicha información, los gastos de envío, reproducción y, en su caso, certificación de documentos.

4.11 Procedimientos para el ejercicio de los derechos de los Candidatos, Aspirantes, Colaboradores y/o Terceros vinculados

El Candidato y/o aspirante, Colaborador vinculado, Tercero vinculado, Colaborador retirado, pensionado/ jubilado, y/o cualquier tiene derecho a conocer los detalles del tratamiento de sus datos personales y a ejercer los derechos que les asisten como Titulares de los mismos, en los términos de las normas de protección de datos que les sean aplicables y conforme lo establecido en la presente Política de Privacidad.

Para efectos de lo anterior, la presente política define el procedimiento general para el ejercicio de los derechos por parte de los Titulares de la información, sin perjuicio de la aplicación de estipulaciones específicas que las leyes locales de cada territorio puedan contemplar. En caso de discrepancia entre el procedimiento general y las estipulaciones específicas o procedimientos especficos contenidas en las normas locales aplicables de cada territorio, primarán las estipulaciones específicas.

El área de Privacidad de Datos Personales es la Responsable dentro de la Organización, de promover, y hacer cumplir el Programa de Protección de Datos Personales. Para esto la Organización ha habilitado canales de atención específicos para que los interesados puedan ejercer sus Derechos frente al Tratamiento de sus Datos Personales como lo es el correo electrónico: habeasdata@avianca.com

4.11.1 Consultas

a)  El Titular de la información y/o quien ejerce el derecho en su nombre, debe acreditar su Titularidad con el fin de evitar la pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento por una persona distinta del Interesado y/o que no tenga mandato legal para actuar en nombre de este.

  • La acreditación por parte del Titular se surtirá mediante él envió de: copia física o digital del documento de identificación pertinente y de su pasaporte (Número de identificación en vuelos internacionales), de acuerdo con el medio de presentación de la consulta.
  • Cuando la petición sea formulada por persona distinta al Titular, el tercero deberá acreditar en debida forma la personería o mandato para actuar en nombre del mismo enviando los documentos que lo soporten

b) La solicitud para ejercer cualquiera de los derechos mencionados en el numeral 10 debe ser presentada por: medio escrito, físico y/o digital por medio de los canales habilitados por la Organización para ello e identificados en la presente Política de Privacidad.

c) La solicitud del ejercicio de cualquiera de los derechos mencionados debe contener como mínimo la siguiente información:

  • Nombre del Interesado, de su representante y/o la persona que ejerce el derecho en su nombre.
  • Petición concreta, precisa y justificada del derecho invocado.
  • Dirección física y/o electrónica para notificaciones.
  • Documentos que soportan la solicitud (si aplica).
  • Firma del peticionario de acuerdo con el medio de la solicitud.

d) La petición se gestionará por el área y/o delegado encargado dentro de la organización para la protección de datos personales únicamente cuando se pueda acreditar la Titularidad y se cumpla con los requisitos anteriormente nombrados.

4.11.2 Reclamos

a) El Titular y/o quien ejerce el derecho en su nombre, debe acreditar su Titularidad con el fin de evitar la pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento por una persona distinta del mismo y/o que no tenga mandato para actuar en nombre de este.

  • La acreditación por parte del Titular se surtirá mediante él envió de: copia física o digital del documento de identificación pertinente y de su pasaporte (Número de identificación en vuelos internacionales), de acuerdo con el medio de presentación de la reclamación
  • Cuando la petición sea formulada por persona distinta al Titular, el tercero deberá acreditar en debida forma la personería o mandato para actuar en nombre del mismo enviando los documentos que lo soporten.

b) La solicitud para ejercer cualquiera de los derechos mencionados en el numeral 10 debe ser presentada por: medio escrito, físico y/o digital por medio de los canales habilitados por la Organización para ello e identificados en la presente Política de Privacidad.

c) La solicitud del ejercicio de cualquiera de los derechos mencionados debe contener la siguiente información:

  • Nombre del Interesado, de su representante y/o la persona que ejerce el derecho en su nombre.
  • Petición concreta, precisa y justificada del derecho invocado.
  • Dirección física y/o electrónica para notificaciones.
  • Documentos que soportan la solicitud (si aplica).
  • Firma del peticionario de acuerdo con el medio de la solicitud.

d) La petición se gestionará por el área y/o delegado encargado dentro de la organización para la protección de datos personales únicamente cuando se pueda acreditar la Titularidad y se cumpla con los requisitos anteriormente nombrados.

4.11.3 Vulneración de seguridad

a) Cuando en la petición del Titular se identifique una vulnerabilidad que pueda llevar a un incumplimiento regulatorio o la vulneración del derecho asociado a la privacidad de datos personales, se seguirá el proceso de los literales anteriores con la siguiente especificidad y excepciones:

Clasificación del tipo de incidente:  

Nivel crítico: involucra datos sensibles, o hay una exposición de datos privados o semiprivados sin la autorización del Titular que conlleve a la posible pérdida de confidencialidad de la información.

Nivel No tolerable: involucra datos privados o semiprivados asociados a un indebido manejo de acuerdo con obligaciones contractuales o de acuerdo con la autorización otorgada por el Titular.

b)  Toma de acciones de mitigación, según lo establecido en el Manual Interno de privacidad y manejo de la información.

4.11.4 Términos

Serán tomados los siguientes términos generales como referencia, sin embargo, se tiene que tener en cuenta la región de la cual es el Titular de la información, los tiempos y requisitos para dar respuesta pueden variar, por lo tanto, dependiendo la región la lectura del presente numeral debe hacerse en forma conjunta con los anexos establecidos y deberá hacer remisión a los que sean pertinentes.

Consulta:serán atendidas en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, informaremos los motivos de la demora, señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

Reclamos:  serán atendidos en un término máximo de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo debidamente soportado. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se le informarán los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al Titular dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que se presente la información requerida por el interesado, entenderemos que se ha desistido del reclamo.

4.11.5 Canales Habilitados para la atención de consultas y reclamos

Para hacer efectivos sus derechos, los Aspirantes, Colaboradores vinculados, Terceros vinculados, y demás Titulares de la información puede ejercer sus derechos de conocer, actualizar, rectificar y suprimir su información y datos personales, enviando su solicitud al correo electrónico.  habeasdata@avianca.com según la unidad de negocio o servicio de que se trate.

En el caso de que cualquier Aspirante, Candidato, Colaborador vinculado mediante contrato de trabajo, tercero vinculado, grupo familiar y/o beneficiario, colaborador retirado vinculado mediante contrato de trabajo, y/o cualquier otro Titular interesado de la información, considere que un contenido utilizado en cualquiera de nuestros canales de comunicación, tales como los sitios web, aplicaciones móviles, y kioscos, conlleva alguna violación de sus derechos de propiedad intelectual, deberá enviarnos una comunicación con la siguiente información a las direcciones electrónicas arriba indicadas:

  • Datos personales: nombre, dirección, número de teléfono y dirección de correo electrónico del reclamante.
  • Firma auténtica, con los datos personales del Titular de los derechos de propiedad intelectual infringidos o de la persona autorizada para actuar en nombre y por cuenta del Titular de los derechos de propiedad intelectual infringidos.
  • Indicación precisa y completa del contenido protegido mediante los derechos de propiedad intelectual infringidos, así como su localización.
  • Declaración expresa y clara de que la utilización del contenido indicado se ha realizado sin el consentimiento del Titular de los derechos de propiedad intelectual infringidos.
  • Declaración expresa, clara y bajo la responsabilidad del reclamante que la información proporcionada en la notificación es exacta y que la utilización del contenido constituye una violación de sus derechos de propiedad intelectual.
  • Las reclamaciones originadas en estos hechos se someterán en su Tratamiento y solución a los trámites jurídicos aplicables, según la naturaleza y alcance de las mismas.
  • La solicitud de supresión de la información y la revocatoria de la autorización o la solicitud de limitación del uso y divulgación de los datos personales no procederán cuando el Titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos, en los términos que las leyes aplicables dispongan.
  • Sin perjuicio de la aplicación del procedimiento general establecido en esta Política de Privacidad, hemos identificado algunos territorios en los que las leyes locales contemplan estipulaciones específicas. Para efectos de consultar dichas estipulaciones específicas diríjase a la sección 

5. Anexos.

4.12 Modificaciones a la Política de Privacidad

Las Compañías se reservamos el derecho de efectuar en cualquier momento modificaciones o actualizaciones a esta Política de Privacidad, para la atención de novedades legislativas, políticas internas o nuevos requerimientos para la prestación u ofrecimiento de sus servicios o productos.

Estas modificaciones estarán disponibles al público a través de los siguientes medios: anuncios visibles en sus establecimientos o centros de atención a clientes, en nuestros sitios web, aplicaciones para teléfonos inteligentes (Smartphones) o Kioscos electrónicos (Aviso de Privacidad) o a través del último correo electrónico proporcionado.

Sujeto a las leyes aplicables, la versión en español de esta Política de Privacidad prevalecerá sobre cualquier versión divulgada en otro idioma. En el evento en que exista cualquier inconsistencia entre la versión en español y cualquier traducción de esta Política de Privacidad en otro idioma, prevalecerá la versión en español.

4.13 Vigencia del Tratamiento de la información y datos personales

La vigencia de la información, depende del cumplimiento de la finalidad y del uso, por lo tanto la información suministrada por los aspirantes,  colaboradores vinculados mediante contrato de trabajo, tercero vinculado, grupo familiar y/o beneficiario, colaborador retirado, pensionado/ jubilado, y/o cualquier otro Titular interesado, permanecerá almacenada físicamente, en medios electrónicos o demás medios que se dispongan por las Compañías para tal fin, por todo el tiempo necesario para atender las disposiciones aplicables a la materia de que se trate y a los aspectos administrativos, contables, fiscales, jurídicos e históricos de la información, o en todo evento, siguiendo lo establecido por el art. 264 del Código sustantivo del Trabajo.

4.14 Reserva de la historia clínica ocupacional

El artículo 14 de la Resolución 2346 de 2007 emitida por el Ministerio del Trabajo de Colombia, define la historia clínica ocupacional como el conjunto único de documentos privados, obligatorios y sometidos a reserva, en donde se registran cronológicamente las condiciones de salud de una persona, los actos médicos y los demás procedimientos ejecutados por el equipo de salud que interviene en su atención. Puede surgir como resultado de una o más evaluaciones médicas ocupacionales. Contiene y relaciona los antecedentes laborales y de exposición a factores de riesgo que ha presentado la persona en su vida laboral, así como resultados de mediciones ambientales y eventos de origen profesional. La historia clínica ocupacional forma parte de la historia clínica general, por lo que le son aplicables las disposiciones legales que a esta la regulan.

4.15 Línea ética

La Organización cuenta con una Línea Ética, administrada por Navex Global Inc., sociedad constituida bajo las leyes de Delaware, EEUU, e independiente a La Organización, para que los colaboradores, terceros vinculados, proveedores, accionistas, viajeros, clientes, usuarios y el público en general interpongan consultas, revelen conflictos de interés o realicen denuncias, las cuales serán tratadas de manera confidencial. A través de esta Línea Ética se garantiza el anonimato, en caso de que quien reporte desee mantener oculta su identidad.

La Línea Ética se encuentra disponible 24/7 en el portal web aviancaholdings.ethicspoint.com y en varias líneas telefónicas para el funcionamiento de la Línea Ética, disponibles en el anterior vínculo.

El tratamiento de los datos personales y su protección y privacidad será efectuado por las compañías integradas de Avianca Holdings S.A, con la finalidad de investigar las denuncias, absolver las consultas y tomar las acciones administrativas o legales que sean procedentes. Este tratamiento se llevará a cabo conforme a sus Políticas de Privacidad, disponibles para consulta en la sección “Políticas” del portal de la Línea Ética.

Colombia

5.1 Anexo Colombia.

Para el caso de la información y los datos personales cuyo Tratamiento se realice en Colombia, los procedimientos para el ejercicio de los derechos de los titulares será el previsto en la Ley 1581 de 2012 y sus decretos reglamentarios.

En cumplimiento al Artículo 10 del Decreto 1377 de 2013, LAS AEROLÍNEAS solicitamos su autorización para continuar con el Tratamiento de su información y datos personales, conforme la presente Política de Privacidad. Así mismo, en cumplimiento del literal a) del artículo 26 de la ley 1581 de 2012, le informamos que con la aceptación expresa de esta Política de Privacidad, Usted nos otorga su autorización para transmitir y/o transferir su información y datos personales a terceros países en los que operamos, los cuales pueden tener niveles de protección de datos personales distintos a los exigidos en Colombia, entre ellos El Salvador, Perú, Ecuador, Bolivia, Guatemala, Brasil, Costa Rica, EEUU, Uruguay, Paraguay y Argentina.

Usted puede ejercer sus derechos de conocer, actualizar, rectificar y/o suprimir sus datos personales a través del correo electrónico habeasdata@avianca.com, conforme los procedimientos generales indicados en el numeral 12 de esta Política General de Privacidad. Para hacer efectivos sus derechos, los viajeros, clientes o usuarios pueden ejercer sus derechos de conocer, actualizar, rectificar y suprimir su información y datos personales enviando su solicitud al correo electrónico habeasdata@avianca.com o a través del servicio de Sugerencias y Reclamos en www.avianca.com, o al Call Center desde Bogotá al 4013434 o desde otras ciudades en Colombia al 018000953434, de conformidad con esta Política de Privacidad.

Los datos de contacto de LAS AEROLÍNEAS en Colombia son:
Dirección: Avenida Eldorado No. 59 – 15, Bogotá.
Teléfonos en Bogotá: 4013434.
Desde otras ciudades en Colombia: 018000953434.
Correo electrónico: habeasdata@avianca.com.

México

5.2 Anexo México.

Para el caso de la información y los datos personales cuyo tratamiento se realice en México, los procedimientos para el ejercicio de los derechos de los titulares será el previsto en la Ley Federal de Protección de Datos Personales en Posesión de los Particulares (DOF 05-07-2010), con su respectivo Reglamento (DOF 21-12-2011).

Procedimientos para el ejercicio de los derechos ARCO en México:

De acuerdo a lo establecido en la ley mexicana, los titulares de la información y los datos personales tienen derecho al acceso, rectificación, cancelación u oposición al tratamiento de sus datos personales, para lo cual deberá seguirse el siguiente procedimiento: El área encargada del tratamiento de datos personales (Dirección e inteligencia de la información) podrá ser contactada a través de los siguientes canales y para el envío de la información y documentación necesaria:

Dirección: Avenida Eldorado No. 59 – 15, Bogotá.
Correo electrónico: habeasdata@avianca.com.

La solicitud para el acceso, rectificación, cancelación u oposición debe contener, por lo menos:

  • Nombre completo y domicilio del titular de la información y los datos personales, u otro medio para comunicarle la respuesta a su solicitud.
  • Documentos que acrediten la identidad o la representación legal del titular de la información y los datos personales.
  • Descripción clara y precisa de la información y los datos personales respecto de los que se busca ejercer alguno de los derechos antes mencionados.
  • Cualquier otro elemento o documento que facilite la localización de la información y los datos personales.
  • Indicar de las modificaciones a realizarse y/o las limitaciones al uso de la información y los datos personales, conforme a lo establecido en la presente Política de Privacidad.
  • Aportar la documentación que sustente su petición. LAS AEROLÍNEAS comunicaremos al titular de la información y los datos personales la determinación adoptada, en un plazo no mayor a 20 días hábiles contados desde la fecha en que se recibió la solicitud. Este plazo podrá ser ampliado por nosotros en una sola ocasión por un periodo igual, siempre y cuando así lo justifiquen las circunstancias del caso.

Con base en lo anterior, y de acuerdo con lo establecido en la Ley, LAS AEROLÍNEAS informaremos al titular de la información y los datos personales el sentido y motivación de la resolución, por el mismo medio por el que se llevó a cabo la solicitud, y acompañaremos dicha resolución con las pruebas pertinentes, en su caso.

Cuando la solicitud sea procedente, se hará efectiva por LAS AEROLÍNEAS dentro de los 15 días hábiles siguientes a la comunicación de la resolución adoptada.

El titular podrá presentar ante el Instituto Federal de Acceso a la Información (IFAI) una solicitud de protección de datos por la respuesta recibida o falta de respuesta de LAS AEROLÍNEAS. Dicha solicitud deberá presentarse por el titular dentro de los 15 días hábiles siguientes a la fecha en que se comunique la respuesta al titular por parte de LAS AEROLÍNEAS, y se sujetará a lo previsto en la Ley.

En caso de solicitudes de acceso a la información y datos personales, será necesario que el solicitante o su representante legal acrediten previamente su identidad.

La obligación de acceso a la información se dará por cumplida cuando LAS AEROLÍNEAS pongamos a disposición del titular la información y los datos personales o mediante la expedición de copias simples o documentos electrónicos.

En el supuesto en que un viajero, cliente o usuario nos solicite el acceso a su información y datos personales presumiendo que LAS AEROLÍNEAS son las responsables y resultara que no lo fueren, bastará con que LAS AEROLÍNEAS indiquemos al titular por cualquier medio para tener por respondida la solicitud.

La contestación a la solicitud para acceso, rectificación, cancelación u oposición de los datos personales será gratuita. Nuestros clientes, viajeros o usuarios deberán cubrir únicamente los gastos justificados de envío o el costo de reproducción en copias u otros formatos, los cuales, en su momento informaremos.

En caso de que el mismo cliente, viajero o usuario reitere la solicitud de acceso, rectificación, cancelación u oposición de la información y los datos personales en un periodo menor a 12 meses contado a partir de la fecha de la última solicitud, la contestación de la solicitud podrá tener un costo adicional señalado por LAS AEROLÍNEAS, de acuerdo con lo establecido en artículo 35 de la Ley Federal de Protección de Datos Personales.

LAS AEROLÍNEAS podrán negar el acceso total o parcial de la información y los datos personales o la realización de la rectificación, cancelación u oposición al tratamiento de los mismos, en los siguientes supuestos:

  • Cuando el solicitante no sea el titular o el representante legal no esté acreditado para ello.
  • Cuando en la base de datos de LAS AEROLÍNEAS no se encuentren la información y los datos personales del solicitante.
  • Cuando se lesionen los derechos de un tercero.
  • Cuando exista impedimento legal o resolución de una autoridad.
  • Cuando la rectificación, cancelación u oposición haya sido previamente realizada, de manera que la solicitud carezca de materia.

La cancelación de la información y los datos personales dará lugar a un periodo de bloqueo tras el cual procederá a la supresión de los datos correspondientes. Una vez cancelada la información y los datos personales correspondientes, LAS AEROLÍNEAS daremos aviso a su titular.

Hecho lo anterior, LAS AEROLÍNEAS podremos conservar los datos personales exclusivamente para efectos de las responsabilidades derivadas del tratamiento a que se refiere esta política. Cuando la información y los datos personales se hubiesen transmitido a terceros o encargados antes de la rectificación o cancelación y sean tratados por dichos terceros, LAS AEROLÍNEAS debemos informar la solicitud presentada por el titular, para que procedan a efectuar tales rectificaciones o cancelaciones.

LAS AEROLÍNEAS no estaremos obligadas a cancelar la información y los datos personales cuando se trate de los supuestos establecidos en el artículo 26 de la Ley Federal de Protección de Datos Personales, así como tampoco cuando el titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos, en los términos que la ley disponga. Asimismo, cuando la información y los datos personales recabada deje de ser necesaria para el cumplimiento de las finalidades previstas en esta política y en las disposiciones jurídicas aplicables, la información y los datos personales serán cancelados de las bases de datos de LAS AEROLÍNEAS.

Mecanismos y Procedimientos para revocar su consentimiento:

En todo momento los titulares podrán revocar su consentimiento al tratamiento de su información y datos personales. Para ello es necesario enviarnos un correo electrónico redactado en idioma español a la siguiente dirección electrónica: habeadata@avianca.com, la cual deberá contener los mismos requisitos señalados para el ejercicio de los derechos ARCO haciendo un señalamiento de la información y los datos personales a los cuales desea revocar su consentimiento. En un plazo no mayor a 15 (quince) días hábiles contados a partir de la recepción de su correo, haremos la revocación de los datos solicitados.

Opciones con las que cuenta el titular para limitar el uso o divulgación de la información y datos personales:

En todo momento los titulares podrán limitar el consentimiento para el tratamiento de su información y datos personales para las finalidades de mercadeo y promociones mediante el envío de un correo electrónico a la siguiente dirección electrónica: habeasdata@avianca.com haciendo mención de las limitantes. En un plazo no mayor a 10 (diez) hábiles, días contados a partir del envío del correo electrónico, dejaremos de hacerle llegar información.

Los datos de contacto de LAS AEROLÍNEAS en México son:

Dirección: Avenida Paseo de la Reforma 195-301, Colonia Cuauhtémoc, CP 06500, México, D.
Teléfonos en México: 01800 1233120.
Correo electrónico: habeasdata@avianca.com.

Unión Europea

5.3 Anexo Unión Europea.

En cumplimiento de la legislación aplicable y a través de este Anexo: Política-Unión Europea, a continuación, informamos a los Empleados de nuestras Compañías en la Unión Europea, a sus Beneficiarios y a los Candidatos que se presenten a los procesos de selección de personal de dichas Compañías, sobre la forma en que tratamos sus datos personales y los derechos que les asisten en relación con los mismos.

5.3.1   Alcance.

La presente Política de Privacidad de datos personales es aplicable a las siguientes categorías de interesados:

  • Candidatos y/o aspirantes a ocupar una vacante, puesto o cargo en las Compañías: son aquellas personas naturales que manifiesten, a través de cualquier medio dispuesto por Las Compañías, su interés en participar en los procesos de selección de personal (en adelante “Candidato/s”).
  • Empleados: son las personas que están o han estado vinculadas a cualquiera de las Compañías a través de un contrato de trabajo en régimen de prestación de servicios por cuenta ajena (en adelante “Empleado/s”).
  • Terceros Vinculados: son las personas naturales, distintas de los Empleados, que prestan sus servicios o apoyan la ejecución de algunos procesos en Las Compañías, incluyendo los miembros de las juntas directivas de Las Compañías, o se encuentran al servicio de algún contratista o proveedor de bienes y servicios, bien sea persona natural o jurídica, que tiene celebrado un contrato civil o comercial con las Compañías y que, en razón de cualquiera de estos contrato, cumple tareas o funciones de apoyo operativo, técnico, administrativo o comercial (en adelante “Tercero Vinculado”).
  • Beneficiarios: son todas aquellas personas naturales que, bien por haber sido Empleados de las Compañías y estar retirados o jubilados, o bien por tener un vínculo de consanguinidad y/o civil con cualquier Empleado, disfrutan de los beneficios otorgados de manera directa por las Compañías. Es Beneficiario el Empleado retirado o jubilado o aquella persona natural registrada en los sistemas de administración del Talento Humano por un Empleado para el otorgamiento de los beneficios entregados de manera directa por las Compañías (en adelante, “Beneficiario/s”).

5.3.2 ¿Quién es el Responsable del Tratamiento de sus datos?

El Responsable del Tratamiento será aquélla de nuestras Compañías para la que el Empleado y/o Tercero Vinculado trabaje o a las que el Candidato aplique, y cuyos datos se recogerán el correspondiente contrato.  En concreto, nuestras Compañías en la Unión Europea son:

  • Aerovías del Continente Americano S.A. Avianca Sucursal en España
    Nº registro: NIF A4801001A
    Dirección postal: C/ Castelló, nº 23 – 4º Izquierda Madrid (España)
    Teléfono: +34 91 758 91 22
    E-mail: habeasdata@avianca.com
  • Aerovías del Continente Americano S.A. Avianca UK Branch
    Dirección postal: 36 Kennington Road, Lambeth, Londres (Reino Unido)
    Teléfono: +44 800 0314206
    E-mail: habeasdata@avianca.com

5.3.4 Finalidad del Tratamiento de Datos Personales.

Utilizamos sus datos personales con los siguientes fines:

  • Celebración y Gestión de la relación contractual: llevar a cabo evaluaciones y selección de proveedores potenciales; Establecer relaciones de negocio para adquirir bienes o servicios. Control y pagos por los bienes y servicios recibidos; Evaluaciones cualitativas y cuantitativas de los niveles de servicio recibidos de los proveedores; Comunicación de Políticas y procedimientos sobre la forma de hacer negocios con los proveedores; Proceso de control y registro contable de las obligaciones contraídas con los proveedores; Consultas, auditorias y revisiones derivadas de la relación de negocio con el proveedor; Cualquier otra actividad necesaria para el efectivo cumplimiento de la relación comercial entre el proveedor y Las Compañías. Tratar la información y los datos personales suministrados para el adecuado manejo  de todos los procesos relacionados con el Talento Humano de Las Compañías, así como para enviar por los canales de comunicación dispuestos para ello, información relacionada con dichos procesos, tales como: administración de las vacantes disponibles en Las Compañías, información relacionada y referente al proceso de selección, proceso de contratación, beneficios colectivos derivados de un contrato de trabajo, desprendibles de nómina o boletos de pago, beneficios colectivos derivados de un contrato de trabajo, solicitud de información relevante para la Compañía, certificados de retención en la fuente, solicitud de actualización de datos, información de interés, solicitud de documentos, programación de turnos de trabajo, circulares, políticas, manuales, cursos de capacitación y formación, convenios corporativos, confirmación de voucher para el uso del transporte y/o cualquier otro tipo de información relacionada directa e indirectamente el cumplimiento de las obligaciones derivadas de la existencia de un contrato de trabajo, contrato civil o comercial y con la administración del Talento Humano. Consultar y actualizar la información y los datos personales, en cualquier tiempo, con el fin de mantener actualizada dicha información.
  • Selección de personal: tratar la información y los datos personales suministrados para el adecuado manejo  de todos los procesos relacionados con el Talento Humano de Las Compañías, así como para enviar por los canales de comunicación dispuestos para ello, información relacionada con dichos procesos, tales como: administración de las vacantes disponibles en Las Compañías, información relacionada y referente al proceso de selección, proceso de contratación, y/o cualquier otro tipo de información relacionada directa e indirectamente el cumplimiento de las obligaciones derivadas de la administración del Talento Humano.
  • Verificar la veracidad de la información suministrada: consultar referencias personales y/o laborales, así como consultar en los portales oficiales los antecedentes disciplinarios y/o judiciales o aquellos relacionados con listas restrictivas de riesgos, prevención de lavado de activos, corrupción y financiación del terrorismo.
  • Cumplimiento de obligaciones legales: cumplimiento de obligaciones legales como empleador de colaboradores vinculados mediante contrato de trabajo frente a entidades, tales como pero sin estar limitadas a, de seguridad social, gubernamentales como Ministerio, de impuestos/tributación, aspectos fiscales y legales con entidades de gobierno y regulatorias; Atender procedimientos legales, efectuar reportes o atender requerimientos de las distintas autoridades administrativas de control y vigilancia nacionales o internacionales, autoridades de policía o autoridades judiciales, identificación de fraudes y prevención de lavado de activos y de otras actividades delictivas; Línea ética. Permitir el acceso a la información y datos personales a los auditores o terceros contratados para llevar a cabo procesos de auditoría interna o externa propios de la actividad comercial que desarrollamos.
  • Seguridad y Control de Acceso: seguridad de las instalaciones de las Compañías y control de acceso.
  • Beneficios: tramitación de reservas y pre-reservas en uso de los tickets beneficio y disfrute de otros beneficios, así como remisión de comunicaciones en relación a los mismos.

5.3.5 Vigencia del Tratamiento de la información.

Los datos personales proporcionados por los Candidatos se conservarán hasta por el término de un (1) año contado a partir de la fecha del último Tratamiento, para ser tenido en cuenta en futuros procesos de selección en donde participe el candidato. Los datos personales proporcionados por los Empleados y por los Beneficiarios que han sido Empleados de las Compañías pero se han jubilado o retirado, permanecerá almacenada físicamente, en medios electrónicos o demás medios que se dispongan por Las Compañías para tal fin, mientras dure la relación laboral con Las Compañías y por todo el tiempo necesario para atender las disposiciones legales y/o contractuales a su cargo, especialmente en políticas corporativas, obligaciones legales y/o contractuales o por todo el tiempo necesario para atender las disposiciones aplicables a la materia de que se trate y a los aspectos administrativos, contables, fiscales, jurídicos e históricos de la información, o en todo evento previsto en la ley.

5.3.6 Legitimación para el Tratamiento de sus datos.

En el caso de los Empleados de las Compañías y de los Terceros Vinculados, la base legal fundamental que nos permite el Tratamiento de sus datos es la ejecución del contrato, del que se derivan derechos y obligaciones para ambas partes. También, existen obligaciones legales (entre otras, las contenidas en las normas/estatutos laboral locales vigentes) que nos obligan a llevar a cabo determinados Tratamientos de datos. Por ejemplo, la ley exige la afiliación al sistema integral de seguridad/previsión social correspondiente al país en donde presta los servicios.

En algunas ocasiones, el Tratamiento que llevamos a cabo tiene como fundamento nuestro interés legítimo empresarial, como pueden ser el control de acceso a las instalaciones de las Compañías, y siempre que no prevalezcan los intereses o los derechos y libertades de los proveedores. Asimismo, en ocasiones, recabaremos el consentimiento expreso de los Empleados de las Compañías para determinados Tratamientos (leasing de vehículos, beneficios por ser Empleado, prestamos). En el caso de los Candidatos y los Beneficiarios, la base legal que legitima el Tratamiento de sus datos es el consentimiento. En todo caso, tendrá derecho a retirar su consentimiento en cualquier momento, de lo cual le informaremos debidamente en el momento de prestación del mismo.

Para la realización de la contratación laboral, así como en cumplimiento de determinados requerimientos legales, se deben recabar ciertos datos indispensables. El Empleado está obligado a facilitar aquellos datos personales (veraces y actualizados) que son exigidos por requerimiento legal y los que son necesarios para suscribir el contrato. En caso de no facilitarlos, no podremos gestionar y perfeccionar la relación contractual. Cuando se realice la contratación se le informará qué datos son obligatorios y cuáles no lo son, de forma que la no comunicación de los obligatorios supondrá la imposibilidad de llevar a cabo la contratación.

5.3.7 Terceros y/o destinatarios a los cuáles se comunicarán sus datos.

Los datos de nuestros proveedores podrán ser comunicados legítimamente a los siguientes terceros:

  • Para la gestión de la relación contractual: a las empresas del grupo del que nuestras Compañías en la Unión Europea forman parte, a saber: Aerovías del Continente Americano S.A. Avianca Tampa Cargo S.A.S, Avianca Ecuador S.A., Taca International Airlines S.A., Líneas Aéreas Costarricenses S.A. Lacsa, Trans American Airlines S.A., Aviateca S.A., Servicios Aéreos Nacionales, Sociedad Anónima (SANSA), Isleña de Inversiones, S.A. de C.V.; proveedores de herramientas de seguridad para procesamiento de transacciones bancarias, entidades bancarias, aseguradoras, nuestros representantes o agentes, terceros con quienes se contratar el almacenamiento y/o procesamiento de la información y datos personales para la correcta ejecución de los procesos y procedimientos propios de Talento Humano.
  • Para el cumplimiento de obligaciones legales: servicios nacionales de empleo, seguridad social, mutualidades, autoridades en materia laboral y de impuestos, Autoridades administrativas, jurídicas, fiscales y/o regulatorias, fuerzas y cuerpos de seguridad y organismos regulatorios, cuando lo exijan las leyes.
  • Para la gestión de la Línea Ética: Navex Global Inc., Inc., sociedad constituida bajo las leyes de Delaware, EEUU, como encargado de Tratamiento de nuestra Línea Ética. Asimismo, en aquellos casos en que así lo consientan los correspondientes interesados: A los terceros colaboradores de las Compañías para prestar beneficios a los Empleados/Beneficiarios, como las empresas del grupo del que nuestras Compañías en la Unión Europea forman parte, aerolíneas asociadas, LifeMiles, empresas de leasing de vehículos, seguros privados de salud, empresas de vales restaurante.

Muchas de las Compañías del Grupo Avianca están situadas fuera de la Unión Europea y, por ello, también muchos de nuestros encargados lo están. Es posible que en algunos casos los destinatarios de la información y los datos personales estén situados fuera de la Unión Europea y todo ello con el único fin de la ejecución de las obligaciones contractuales. En caso de que se transfieran datos fuera de la Unión Europea se realizarán de conformidad con la normativa en vigor (Reglamento (UE) 2016/679 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 27 de abril de 2016, relativo a la Protección de las Personas Físicas en lo que respecta al Tratamiento de Datos personales y a la Libre Circulación de estos Datos y por el que se deroga la Directiva 95/46/CE -Reglamento General de Protección de Datos-, así como, las legislaciones nacionales de los Estados Miembros en la materia). En el caso de los países que no cuentan con una decisión de adecuación de la Comisión, Avianca ha adoptado las garantías adecuadas de conformidad con la normativa aplicable.

5.3.8   Tipos de Datos Personales Tratados.

Para el caso de los Beneficiarios pertenecientes al grupo familiar de los Empleados de las Compañías y respecto de los que los Empleados facilitan los datos a las Compañías para que aquéllos puedan disfrutar de los beneficios, los datos son aquellos que se recaban a través del correspondiente formulario de inscripción denominado "Documentos beneficiarios", a saber:

  • Nombre (beneficiario).
  • Documento de identidad.
  • Fecha inicio vigencia (fecha ingreso a Compañía del colaborador).
  • Fecha nacimiento (de beneficiario).
  • Nacionalidad.
  • Departamento.
  • País.
  • Sexo.
  • Parentesco con el colaborador.

5.3.9 Cuáles son sus derechos cuando nos facilita sus datos.

De forma eventual solicitaremos a nuestros Empleados y Candidatos que revisen y actualicen la información que tenemos sobre ellos. Así mismo los Empleados y Candidatos pueden solicitar cualquier cambio a la información suministrada y ejercer los derechos legales como Titulares de datos personales comunicándose con habeasdata@avianca.com. Nuestros Empleados y Candidatos tienen derecho a obtener confirmación sobre si estamos tratando datos personales que les conciernan o no.

Asimismo, tienen derecho a acceder a sus datos personales, así como a solicitar la rectificación de los datos inexactos o, en su caso, solicitar su supresión cuando, entre otros motivos, los datos ya no sean necesarios para los fines que fueron recogidos.

En determinadas circunstancias, nuestros Empleados y Candidatos podrán solicitar la limitación del Tratamiento de sus datos, en cuyo caso, con excepción de su conservación, únicamente los trataremos para la formulación, el ejercicio o la defensa de reclamaciones o en los demás supuestos previstos en la legislación aplicable.

En determinadas circunstancias y por motivos relacionados con su situación particular, nuestros Empleados y Candidatos podrán oponerse al Tratamiento de sus datos. Dejaremos de tratar los datos, salvo por motivos legítimos imperiosos, o para la formulación, el ejercicio o la defensa de posibles reclamaciones.

Para ello, deben dirigir su solicitud escrita, junto con su la documentación que acredite su identidad, por correo electrónico a habeasdata@avianca.com o por correo postal a la dirección del Responsable del Tratamiento para quien trabaja o a la que ha solicitado un puesto:

  • Aerovías del Continente Americano S.A. Avianca Sucursal en España
    Nº registro: NIF A4801001A
    Dirección postal: C/ Castelló, nº 23 – 4º Izquierda Madrid (España)
    Teléfono: +34 91 758 91 22
    E-mail: habeasdata@avianca.com
  • Aerovías del Continente Americano S.A. Avianca UK Branch
    Dirección postal: 36 Kennington Road, Lambeth, Londres (Reino Unido)
    Teléfono: +44 800 0314206
    E-mail: habeasdata@avianca.com

Si desean obtener más información sobre sus derechos, si no han obtenido satisfacción en el ejercicio de sus derechos y/o desean presentar una reclamación, pueden hacerlo dirigiéndose a la autoridad de control en materia de protección de datos (Agencia Española de Protección de Datos). Podrán encontrar los datos de http://www.agpd.es/portalwebAGPD/CanalDelCiudadano/contacteciudadano/index-ides-idphp.php.

5.3.10 Línea Ética.

Hemos puesto a disposición de nuestros colaboradores, proveedores, terceros vinculados, accionistas, viajeros, clientes, usuarios y el público en general, una Línea Ética en la que pueden presentar denuncias o consultas relacionadas con la aplicación o incumplimiento del Código de Ética y Normas de Conducta en los Negocios, la Política Anticorrupción y las demás políticas corporativas adoptadas por Avianca. Hemos contratado la Línea Ética con Navex Global Inc., quien ha dispuesto de un portal web http://aviancaholdings.ethicspoint.com y varias líneas telefónicas para el funcionamiento de la misma.

Para efectos de las obligaciones legales derivadas de las normas de protección y privacidad de los datos personales recolectados a través de la Línea Ética, Navex Global Inc. actúa como Encargado y realizará el Tratamiento de los mismos por cuenta de las Compañías integradas, quienes conjuntamente serán Responsables. Avianca Holdings S.A. no hará Tratamiento directo de los datos personales recolectados. El Tratamiento será efectuado por sus Compañías integradas, con la finalidad de investigar las denuncias, absolver las consultas y tomar las acciones administrativas o legales que sean procedentes, Tratamiento que se hará conforme a sus Políticas de Privacidad, disponibles para consulta en la sección “Políticas” de este Portal.

5.3.11 Cambios a la Política de Privacidad.

Las Compañías nos reservamos el derecho de actualizar y efectuar, en cualquier momento, modificaciones o actualizaciones a esta Política de Privacidad, para la atención de novedades legislativas, políticas internas o nuevos requerimientos para la prestación u ofrecimiento de sus servicios o productos.
Sujeto a las leyes aplicables, la versión en español de esta Política de Privacidad prevalecerá sobre cualquier versión divulgada en otro idioma. En el evento en que exista cualquier inconsistencia entre la versión en español y cualquier traducción de esta Política de Privacidad en otro idioma, prevalecerá la versión en español.

5.3.12 Vigencia.

Esta Política General de Privacidad es efectiva desde el día de su publicación. La última revisión publicada es de 25 de mayo de 2018.

Perú

5.4 Anexo Perú.

Para el caso de la información y los datos personales cuyo tratamiento se realice en Perú, los procedimientos para el ejercicio de los derechos de los titulares será el previsto en la Ley 29733 y el Decreto Supremo 003-2013-JUS (en adelante la Ley y su Reglamento).

Los viajeros, clientes o usuarios tienen derecho a conocer los detalles del tratamiento de la información y los datos personales que realizamos, a conocer la información y los datos personales recopilados, a oponerse cuando corresponda, a solicitar su rectificación en caso de ser inexactos o incompletos, así como a cancelarlos cuando no estén siendo utilizados conforme a ley, a los términos y condiciones del servicio o producto adquirido, al contrato respectivo o a los términos contemplados en esta Política de Privacidad.

Con la aceptación de esta Política de Privacidad, usted manifiesta libre, expresa y previamente haber sido informado sobre los derechos que la ley peruana le concede como titular de su información y datos personales los cuales se enuncian a continuación:

  • Acceso.
  • Información.
  • Rectificación o actualización.
  • Cancelación.
  • Oposición.

Para ejercer estos derechos es necesario enviar una solicitud dirigida a LAS AEROLÍNEAS con lo siguiente:

  • Nombres y apellidos y acreditación de la identidad del solicitante (copia del documento nacional de identidad o pasaporte).
  • Petición concreta que da lugar a la solicitud.
  • Domicilio o dirección electrónica a efectos de las notificaciones de respuesta.
  • Documentos que sustenten la petición (en el caso del derecho de rectificación, cancelación u oposición).
  • Firma del solicitante.

Los procedimientos para el ejercicio de sus derechos serán los siguientes:

1. Derecho de acceso e información:

Los titulares podrán ejercer el derecho de acceso para visualizar los datos que estén incluidos en nuestra base de datos, caso en el cual les suministraremos el acceso a la información solicitada.

La solicitud de acceso será atendida en un término máximo de veinte (20) días hábiles contados a partir del día siguiente de recibida la solicitud.

Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se le informarán los motivos de la demora y se ampliará el plazo de respuesta por veinte (20) días hábiles adicionales. Asimismo, el titular de los datos podrá ejercer el derecho de información para conocer la manera en la cual han sido recopilados sus datos.

Dicha solicitud será atendida en un máximo de ocho (8) días hábiles contados a partir del día siguiente de recibida la solicitud. En caso la solicitud de ejercicio del derecho de acceso o de información resulte incompleta, se le requerirá dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo la subsanación del mismo.

Transcurridos cinco (5) días desde la fecha del requerimiento sin que usted presente la información requerida, se tendrá por no presentada la solicitud.

2. Derecho de rectificación, actualización, oposición o cancelación:

Si el titular considera que la información contenida en una base de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, podrá presentar una solicitud debidamente sustentada, la cual será tramitada bajo las siguientes reglas: Si la solicitud resulta incompleta, se le requerirá dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo la subsanación del mismo.

Transcurridos cinco (5) días desde la fecha del requerimiento sin que usted presente la información requerida, se tendrá por no presentada la solicitud.

Por otro lado, en caso de que la información o documentos que sustenten la solicitud sean insuficientes, LAS AEROLÍNEAS podrán requerir, dentro de los siete (7) días siguientes de recibida la solicitud, documentación adicional para atender la solicitud, requiriendo al titular a entregar dicha documentación en el plazo diez (10) días hábiles.

De igual modo, transcurrido dicho plazo sin que usted presente la información requerida, se tendrá por no presentada la información. Durante el proceso de rectificación o cancelación, LAS AEROLÍNEAS o el encargado dispondrán el bloqueo, quedando impedido el acceso a los datos por parte de terceros.

El término máximo para atender la solicitud de derecho de rectificación, actualización, oposición o cancelación será de diez (10) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de recibida su solicitud. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se le informarán los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los diez (10) días hábiles siguientes.

Los datos de contacto de LAS AEROLÍNEAS en Perú son:

Dirección: Avenida Jose Pardo 831 (Piso 4) Miraflores Lima Perú.
Teléfono En Perú (Lima): 2136060.
Correo electrónico: habeasdata@avianca.com.

Canadá

5.5 Anexo Canadá.

Para el caso de la información y los datos personales cuyo tratamiento se realice en Canadá, los procedimientos para el ejercicio de los titulares será el establecido en el Acto de Protección de la Información Personal y Documentos Electrónicos también conocido como PIPEDA o Acto. El cual es un estatuto federal que opera para establecer las reglas que gobiernan la recolección, el uso y divulgación de la información personal dentro de Canadá. Este Acto aplica dentro de Canadá con excepción de las provincias de British Columbia, Alberta y Quebec. Estas provincias están exentas de la aplicación de este estatuto por cuanto tienen en sus normatividades locales, regulaciones sustancialmente similares a lo estipulado en PIPEDA.

PIPEDA impone una obligación general a las organizaciones de recolectar, usar y divulgar la información personal para propósitos que sean razonables y apropiados en las circunstancias. Además, enuncia una lista de 10 principios los cuales cada organización privada debe cumplir en el momento de recolectar, usar y divulgar la información personal de cualquier viajero, cliente o usuario, los cuales pueden ser consultados en PIPEDA.

Los usuarios también podrán rechazar las opciones de recibir cualquier tipo de información sobre los servicios de LAS AEROLÍNEAS cuando les sea solicitado algún tipo de dirección electrónica de contacto y podrán, en todo momento, darse de baja de los servicios de información en los que se hubieran inscrito.

El titular de la información y datos personales puede ejercer sus derechos enviando su solicitud, queja o reclamo a habeasdata@avianca.com y la misma será atendida en los términos de la presente Política de Privacidad y las leyes aplicables.

Estados Unidos

5.6 Anexo Estados Unidos.

El Departamento de Trasporte de los Estados Unidos de América (en adelante DOT) establece que LAS AEROLÍNEAS deberán informar de una manera suficiente la recolección, el uso y la divulgación de la información personal y los datos personales de los viajeros, clientes o usuarios.

Aunque no existe un estatuto federal que regule específicamente el tratamiento de la información y los datos personales en este país. El DOT podrá investigar y prevenir cualquier práctica relacionada con la venta de servicios de transporte aéreo, lo que también abarca el tratamiento de la información y los datos personales nuestros viajeros, clientes o usuarios.

LAS AEROLÍNEAS nos comprometemos con el cumplimiento de la Ley de Privacidad de Protección de Menores en los Estados Unidos de América (también conocida como COPPA).

La ley COPPA que regula la protección de la privacidad de menores en los Estados Unidos, faculta al DOT para investigar cualquier uso de la información y datos personales que se realicen a menores de 13 años en la web.

En el caso en que una persona menor de 13 años nos proporcione información personal o datos personales sin el consentimiento previo de los padres o tutor o representante legal, éstos podrán contactar a LAS AEROLÍNEAS a través de habeasdata@avianca.com y LAS AEROLÍNEAS atenderán la solicitud, queja o reclamación en los términos de la presente Política y de las Leyes aplicables.

Adicionalmente, según aplique, puedes consultar nuestras Políticas de Privacidad y protección de datos.

  • Si usted es viajero, cliente o usuario de nuestros servicios y desea consultar las condiciones de privacidad aplicables a su información y datos personales por favor consulte nuestra Política General de Privacidad para la Protección de Datos Personales de Viajeros, Clientes Y Usuarios.
  • Si usted es trabajador activo, trabajador retirado, pensionado, jubilado, tercero vinculado, beneficiario o candidato a un cargo de LAS AEROLINEAS y desea consultar las condiciones de privacidad aplicables a su información y datos personales por favor consulte nuestra Política de privacidad para Colaboradores.
  • Si usted es accionista de Avianca S.A. y desea consultar las condiciones de privacidad aplicables a su información y datos personales por favor consulte nuestra Política de Privacidad de Aerovías del Continente Americano S.A. Avianca para la Protección de Datos Personales de Accionistas e Inversionistas.
  • Si usted es accionista de Avianca Holdings S.A. y desea consultar las condiciones de privacidad aplicables a su información y datos personales por favor consulte nuestra Política de Privacidad de Avianca Holdings S.A. para la Protección de Datos Personales de Accionistas e Inversionistas.

Estos anexos se aplican en concordancia con y forman parte integral de la Política General de Privacidad para la Protección de Datos Personales relacionada con procesos de Talento Humano de las Compañías. 

¿Tienes dudas? Resuélvelas en nuestro Centro de ayuda.